Jedna z nejčastějších stížností v obchodním světě směřuje k času strávenému na poradách. Čas se na poradách skutečně často spíše tráví než vhodně investuje, neznamená to ale, že by porady byly od základu špatná věc. Mohou pomoci vytvářet správná rozhodnutí a získávat důležité informace od klíčových lidí. Článek proto přináš několik rad, jak zefektivnit porady.
Základní pravidla
- Používejte správné techniky brainstormingu (viz níže). Buďte houževnatí.
- Začínejte a končete porady v určený čas.
- Pamatujte si, že odpovědností každého účastníka je, aby porada byla produktivní a zábavná.
- Udržujte soustředění účastníků na to, co je nejlepší pro celou organizaci (firmu, divizi atd.), nikoli pouze pro ně a jejich část organizace.
- Informace nepotřebné pro konkrétní projednávaný proces schovejte na konec porady, aby neodváděly pozornost.
- Zapisujte si důležité body, které se týkají projednávané věci, ale momentálně se neprojednávají. Schovejte je na později a určete, kdo a do kdy se jimi bude zabývat.
- Na začátku každého setkání, kde se jednotliví účastníci mezi sebou neznají, by měl vedoucí porady každého krátce představit.
- Aktivní entuziasmus a energie vedoucího pomáhá k tomu, aby porada dobře ubíhala.
- V určených intervalech společně shrňte pozitivní výsledky, kterých jste dosud dosáhli.
- Monitorujte hladinu únavy účastníků a dělejte přestávky nebo skončete dříve.
Pravidla brainstormingu
- Vymezte specifické téma diskuse. Před začátkem diskuse je napište na tabuli.
- Požádejte účastníky o všechny jejich nápady. Nápady zapisujte a pamatujte si, že žádná myšlenka není tak špatná, aby v této úvodní fázi nemohla zaznít.
- Všechny nápady zapište na papír a vyvěste na jednu stěnu, aby na ně všichni viděli.
- Začněte diskutovat o jednotlivých nápadech, hledejte vhodné kombinace.
- Jakmile dojdete k určitém konsensu, zapište jej na tabuli či samostatný list a původní listy ze stěny sundejte.
Pravidla pro vedoucího porady
- Zajistěte, aby se vám dostaly všechny důležité vstupní informace od ostatních, než začnete nabízet své vlastní nápady. Jako první začínejte jen tehdy, pokud je nutné rozproudit konverzaci, jelikož se nikdo nezapojuje.
- Aktivně sbírejte myšlenky od všech účastníků (členů skupin). Každému dopřejte stejný prostor k vyjádření a pozornost.
- Pamatujte si, že když někdo v pozici autority nabídne hned řešení, ostatní budou mít tendenci mlčet a přestat přemýšlet.
-kk-