V poslední době často slýcháme pojem prokrastinace. Co si však pod tímto pojmem představit? A je to jen módní pojem, nebo opravdová hrozba ohrožující naši výkonnost a efektivitu?
Jak je vlastně prokrastinace definována?
Wikipedie uvádí, že „Prokrastinace je výrazná a chronická tendence odkládat plnění (většinou administrativních či psychicky náročných) povinností a úkolů (zejména těch nepříjemných) na pozdější dobu. Může představovat rizikový fenomén pro duševní zdraví. Psychologové často popisují takové chování jako mechanismus pomáhající jedinci vyrovnat se s úzkostí spojenou s výkonem dané činnosti. Podle některých vědců jsou kritéria definující prokrastinaci následující: je kontraproduktivní, zbytečná a zdržující.“
Podle mého názoru je prokrastinace pojmenování hlavně pro stav, kdy si sami neumíme uspořádat svůj denní, týdenní či delší pracovní řád. Zkrátka odkládáme plnění úkolů a cílů až na někdy později. Dříve se používal termín time management, někdy ruku v ruce se stres managementem.
„Prokrastinovat“ je v dnešní době tak snadné, neboť nás neustále vyrušují „důležité“ informace na internetu a na sociálních sítích, telefony, SMS zprávy apod. Okamžité reagování na podněty, jako jsou maily, chaty nebo čtení mnoha zpráv na internetu nás pak odvádí od plnění našich úkolů, za které jsme hodnoceni. Ve většině případů však platí, že reakce na vnější podněty znamená, že „utečeme“ od vlastní práce nebo pracujeme nad úkoly, prioritami a cíli jiných lidí.
V důsledku to znamená, že nevěnujeme dostatek našeho času, úsilí a energie našim úkolům a z toho plyne to, že sami sebe dostáváme do stresu, který časem může přerůst do chronického stresu a v nejhorším případě do zdravotních problémů.
Jak se do stavu prokrastinace nedostat nebo jak se ho zbavit?
Nechci unavovat průzkumy a výzkumy, kterých existuje po světě celá řada, ale uvedu to, co pomohlo mně.
Je to několik jednoduchých kroků, které, pokud je dodržuji, významně zvyšují moji osobní produktivitu a snižují stres, neboť vidím výsledky mé práce a plním úkoly podle jejich důležitosti.
-
Uvědomuji si, že nejde stihnout všechno. Každý den ráno (či ještě lépe večer předchozího dne) si určuji hlavní úkoly, které chci splnit další den a ty si napíšu.
-
Těmto úkolům se věnuji hned od rána před zapnutím e-mailů.
-
Vypnu internet, sociální sítě, a pokud můžu i telefon a soustředím se jen na úkoly a cíle.
-
Po splnění úkolu si ho odškrtnu na papíře a přejdu na další úkol. Je motivující pocit vidět, že u důležitého úkolu je vidět jeho splnění. A hlavně nabíjí mě to energií na plnění dalšího úkolu.
-
Po splnění všech stanovených hlavních úkolů dne zapnu e-maily a řeším úkoly a cíle dalších lidí.
-
Večer se podívám a zhodnotím, co den přinesl, co vše jsem splnil a čím začnu další den. Zkrátka řeším úkoly podle jejich důležitosti a přínosu.
Pokud však sklouznu k chaotickému řešení úkolů, podle toho, jak přichází, přepínám mezi prací a e-maily, SMS, telefonáty, sociálními sítěmi atd., velmi rychle se vracím do stavu, kdy nic nestíhám, a nic není hotovo. A hlavně začnu řešit úkoly, které jsou jednodušší, nedůležité a na ty důležité a zásadní se času a energie už nedostává.
Další krok, který mi velmi pomohl, bylo zavedení jediného místa, kde soustředím všechny úkoly, pracovní i osobní a ty řadím podle jejich důležitosti a přínosu. Tento jednoduchý krok vedl k tomu, že neztrácím čas hledáním v mailech, v zápisnících a nejrůznějších poznámkách a čas a energii věnuji těm důležitým úkolům v pracovním a osobním životě.
Dodržování těchto jednoduchých pravidel u mne způsobilo zcela zásadní obrat v efektivitě a díky tomu jsem přesvědčen, že prokrastinace se dá snadno „léčit“.
Ale cesta k tomuto stavu byla dlouhá a bolestivá, plná stresu, nestíhání a odkládaní.
Zkuste to a věřím, že výsledky a úleva se rychle dostaví. Stojí to za to.