Záměrně hovořím o principech a nezmiňuji slovo „pravidla“. Pro mě osobně je totiž pravidlo něco, co se musí dodržovat, protože se to tak prostě řeklo a většina neví proč. To je právě kámen úrazu spousty týmů používajících termín „agile“.
Pokud chcete pracovat agilně, pak jsou pravidla pouze od toho, aby se porušovala. Jakmile většina lidí z týmu řekne: „Nám to nevyhovuje.“, je čas na změnu.
Já osobně to považuji za jediné pravidlo agility, které stojí ještě výše než samotné „agile manifesto“.
Shrnuli jsme si základní příčiny motivace a demotivace v praxi, přičemž jsme skončili u meetingů. Dnes se proto podíváme, jak pořádat porady tak, aby měly smysl a přínos.
Zásady pro pořádání dobrého meetingu
- Na meeting zvěte jen nejnutnější lidi. Zbytek týmu si může přečíst sepsané poznámky během několika minut.
- Do pozvánky napište body, které se budou na meetingu probírat.
- Dejte lidem vědět, proč je na meeting zvete (ideálně jim jmenovitě přidělit očekávání).
- Sdělte předem, jaké předpokládáte výstupy.
Pár praktických příkladů pozvánek na meeting
Špatný příklad: „Potřebujeme vymyslet zadání infrastrukturního projektu. Tečka.“
Komentář: Tak si opět znuděně říkám, o co půjde. Nemám tušení. Naše oddělení se totiž stará denně o infrastrukturu. Tohle mi nic neřeklo. Další nedůležitý meeting. Asi se zpozdím.
Správný příklad: „Potřebujeme vymyslet zadání infrastrukturního projektu pro call centrum. Call centrum bude mít cca 20-25 lidí, obsahuje „takové“ typy IT zařízení, potřebuje podporu 24/7. Pepa a Jarda: Očekávám od vás návrh dodavatelů zařízení, které schválí na meetingu Milan, který společně s Petrem následně zařídí instalaci zařízení a Eva jako přísedící bude po dokončení první fáze školit telefonisty, takže z vašich instrukcí udělá uživatelský manuál. Vše sladíme na meetingu, přijďte připraveni, protože termín projektu je příští pátek a v případě nedodržení naše firma ztrácí velké peníze z prodejů.“
Komentář: Všichni vědí, co se očekává. Mají možnost se předem připravit. Vědí, že jsou na meetingu potřeba, takže i v případě, že tam pozvete další lidi, tak se vám ozvou, že tam chodit nemusí, že bude efektivnější, když budou pracovat na jiných věcech. A hlavně, uvedením jejich jmen a možných dopadů zvýšíte zodpovědnost a tedy i kvalitu dodaného řešení.
Na konci porady musíte mít vždy výstup:
- Co se má dělat.
- Kdo to má dělat.
- Do kdy to má být hotové.
- Kdo to zkontroluje.
Pokud to není jasné, lidé budou mít více otázek po meetingu než před ním. Takový projekt nikdy nebude úspěšný. Zkuste si někdy odhadem spočítat, kolik vás stojí neproduktivní čas lidí, kteří posedávají po poradách. Zkoušel jsem to spočítat v naší IT firmě, a nestačil jsem se divit, jak rychle peníze mizí.
Shrnutí
Jsou to klišé, ale jejich dodržování vám i vašemu okolí zpříjemní život. Budete úspěšnější vy i váš tým:
- Dělejte věci po svém: tedy tak, jak vám v týmu nejvíce vyhovují.
- Mějte v týmu lidi, se kterými se vám dobře spolupracuje.
- Dělejte práci, která vás baví nebo si ji naplánujte tak, aby vás bavila.
- Dejte lidem zodpovědnost, možnost seberealizace. Je to jedna z nejefektivnějších motivací a nic vás nestojí.
- Každá porada musí mít svůj zřejmý účel, aby byla efektivní.
A abych nezapomněl na svůj slib z předchozího článku, odpovím vám, proč si máte vylepit na zeď agilní manifesto v tištěné formě nezávisle na tom, jak moc chráníte naše lesy.
Poté, co jednou přimějete vrcholové vedení vaší společnosti dodržovat agilní metodiky, můžete v jakékoliv situaci, která by vám připadala jako deformace těchto zásad, ukázat na tento drahocenný kus papíru a říci:
- Jednotlivci a interakce před procesy a nástroji: „Ale ten proces je špatně, pojďme to dělat správně.“
- Fungující software před vyčerpávající dokumentací: „Ale ten software funguje, pojďme se na to zaměřit, aby to tak zůstalo.“
- Spolupráce se zákazníkem před vyjednáváním o smlouvě: „Ale my se nechceme hádat a dělat to podle smlouvy, která je špatně pro obě strany, pojďme to udělat společně správně.“
- Reagování na změny před dodržováním plánu: „Ale plán není pevný, pojďme to změnit k lepšímu.“
Takže ještě jednou: Pojďme to změnit k lepšímu. A pojďme hned.