Zkuste si tedy vypočítat, kolik dnů bylo mezi dvěma daty nebo jaké datum bude za určitý počet dnů. Jak? Nejprve si napište data, se kterými potřebujete počítat a poté jen vytvořte jednoduchý vzorec.
Do buňky, do které se má zobrazit výsledek napište znaménko = a odkazy na buňky se zadanými daty. Tedy =A2-A1 (adresy je nejvhodnější zadat klepnutím na příslušné buňky). Po potvrzení se v buňce C1 zobrazí výsledek, ale pozor bude v datovém formátu, protože v MS Excelu platí pravidlo, že pokud probíhá výpočet s buňkami v určitém formátu (zde v datovém), zobrazí se i výsledek v tomto formátu. Je tedy třeba pro výslednou buňku vymazat nebo změnit formát.
Vymazat formát lze přes nabídku Úpravy a Vymazat, kde v dílčí nabídce klepnete na položku Formáty. Změnit můžete formát také přes nabídku Formát a Buňky, ale rychlejší způsob je pomocí ikony Kopírovat formát, která se nachází na standardním panelu nástrojů. Stačí jen klepnout na buňku s obecným nebo číselným formátem a poté klepnout na ikonu Kopírovat formát. Kurzor myši se tím změní do tvaru štětce. Takto změněným kurzorem jen klepnete na výslednou buňku a zobrazí se vám již počet dnů, které uplynuly mezi dvěma zadanými dny. Tedy 113.
Podobným způsobem pak můžete vypočítat, kolikátého bude za určitý počet dnů. Výpočet se vám může hodit například při výpočtu splatnosti faktury. Představte si, že potřebujete zjistit, kolikátého bude za 21 dnů.
V buňce A2 je zapsáno dnešní datum a v buňce B2 je číslo 21. Pokud výsledek potřebujete zobrazit hned v sousední buňce C2, stačí do ní napsat vzorec =A2+B2 a obsah buňky potvrdit. V buňce C2 se hned zobrazí výsledné datum, tedy 13. 6. 2006. Zde krásně vidíte, že již nebudete muset dny pro různé reklamace, objednávky či doby splatnosti pracně počítat v kalendáři.
Možná nyní namítnete, zda se aktuální datum musí psát do buňky ručně. Nejde to udělat automaticky? Proto lze uvedené výpočty kombinovat s aktuálním datem pomocí funkce DNES(). Stačí ji vložit do buňky, kde se má aktuální datum zobrazovat. Tato funkce nemá žádné argumenty, proto u ní ponecháte jen prázdné závorky (bere si totiž výsledek z nastavení počítače).
Všimněte si, že na obrázku se již v buňce A2 opravdu nachází tato funkce. To znamená, že pokud tento soubor otevřete druhý den, tak tam již nebude v buňce A2 vidět datum 23. 5. 2006, ale 24. 5. 2006. Datum se bude prostě měnit podle skutečnosti.
Dá se zjistit, který den v týdnu to byl?
Napadlo vás někdy, zda lze v MS Excelu zjistit na základě znalosti data, o který den v rámci týdne se jedná? Vyzkoušejte si alespoň dva způsoby, jak lze den v týdnu zjistit.
Můžete použít například funkci DENTÝDNE, která vypočítá pořadové číslo dne v týdnu. To znamená, že výsledek může nabývat hodnot 1 až 7. Její pravidla zápisu jsou následující:
=DENTÝDNE(pořadové_číslo; typ), kde pořadové_číslo je například odkaz na datum a typ je 1, 2 nebo 3. Číslo určuje způsob výsledné hodnoty. Stačí si pamatovat, že pokud chcete používat český typ týdne, to znamená pondělí (1) až neděle (7), je třeba použít typ 2.
Napište si například do buňky A1 datum 12. 8. 1998 a do sousední buňky, tedy B1 vložte pomocí průvodce Vložit funkci DENTÝDNE.
Jako pořadové_číslo uveďte odkaz na buňku A1 (buňka s datem) a do políčka typ napište číslo 2. Po klepnutí na tlačítko OK dostanete číslo 3, to znamená, že 12. 8. 1998 byla středa.
Pokud by se vám raději líbil výsledek slovně a ne jako pořadové číslo, vyzkoušejte funkci HODNOTA.NA.TEXT. Pravidla zápisu této funkce jsou: =HODNOTA.NA.TEXT(hodnota; formát), kde hodnota je převáděné číslo a formát je název číselného formátu ze seznamu Druh na kartě Číslo v dialogovém okně Formát buněk.
Pokud tedy máte v buňce A1 napsané datum, vložte do buňky C1 výsledek právě pomocí funkce HODNOTA.NA.TEXT. Jako hodnotu uveďte odkaz na buňku A1 (buňka s datem) a do políčka formát napište dddd. Po klepnutí na tlačítko OK se v buňce C1 zobrazí slovo středa.
To znamená, že si nyní již bez problémů můžete spočítat, který den v týdnu jste se narodili. Nebojte se, MS Excel bere správně v úvahu i přestupné roky.
Už jste dostali někdy datum jako text?
Někdy se může zdát být jako velký problém data načtená jako text. Například při importu dat z některých databází či účetního softwaru. Při načtení vám MS Excel zarovná načtená data doleva, tím vlastně říká, že se jedná o text, a že tedy nebude s uvedenými daty počítat.
V takové situaci si vložte za sloupec s daty čistý (prakticky pomocný) sloupec, ve kterém pomocí funkce DATUMHODN převedete text na pořadové číslo data MS Excelu. Pravidla zápisu této funkce jsou = DATUMHODN(datum), kde datum je text, který vyjadřuje datum ve formátu kalendářních dat (například 22/2/2006, 22. únor 2006, 22. 2. 2006…).
Nyní jen pomocí dialogového okna Formát a Buňky změníte uvedené pořadové číslo na datový formát. Tím dostanete datum v číselném formátu.
Ale pozor, pokud byste sloupec s původními načtenými daty vymazali, tak se vám nyní ztratí i výsledky, protože tyto se ještě na původní data odkazují. Pokud tedy nechcete, aby se upravená data ztratila, použijte kopírování. Jak?
Označte si sloupec s upravenými daty a klepněte na ikonu Kopírovat. Potom ponechejte data označená a hned v nabídce Úpravy klepněte na příkaz Vložit jinak. Zde jen vyberte v horní části zobrazeného dialogového okna volbu Hodnoty a vše potvrďte klepnutím na tlačítko OK. Tímto se totiž vzorce v označených buňkách nahradí výslednými čísly (daty), které se již na původní načtená data neodkazují.
To znamená, že budete moci bez problémů původní sloupec načtených dat již smazat. Sami pak můžete bez problémů s upravenými daty začít pracovat jako s čísly. To znamená počítat délky splatnosti, penále na základě prodlení či délky záruční doby.