Zejména v menších firmách je běžné, že jsou řízením projektů pověřování manažeři, kteří nejsou specialisty na řízení projektů. Nejen, že to šetří peníze, ale také umožňuje těmto manažerům naučit se novým dovednostem. Pokud se však tento proces řídí špatně, může se stát katastrofou.
Nedostatek zkušeností a obecných znalostí o řízení projektů může být pro vybraného manažera velkou nevýhodou. Článek proto přichází s několika tipy pro manažery, kteří nemají příliš zkušeností s projektovým řízením.
- Pochopte, co obnáší řízení projektů. Projektovým řízením se obecně rozumí plánování, organizování a řízení lidí, zdrojů a informací za účelem vytvoření předem určeného výrobku nebo služby. Projekt je třeba dokončit v určitém čase, s určitým rozpočtem a určitou úrovní kvality.
- Najděte si mentora. Začínající projektoví manažeři mohou mnoho získat, najdou-li si někoho, kdo jim bude průvodcem celým procesem. Nejlepší je zvolit někoho z oboru, kdo bude z daného projektu mít také určitý prospěch. Takový člověk bude mít větší motivaci vám pomoci. Pokud to nebude možné, hledejte pomoc u kohokoli, kdo má zkušenosti s řízením projektů.
- Získejte správné nástroje a software. Existuje široká nabídka softwarových a dalších nástrojů pro řízení projektů. Licencovaný software může být velmi drahý, máte však k dispozici i určité možnosti zdarma, které můžete vyzkoušet.
- Vyjasněte si detaily projektu. Manažer by měl jasně vědět, co má daný projekt splnit, v jakém čase a v rámci jakého rozpočtu. Říká se tomu projektový rámec.
- Stanovte si rozvrh pro splnění projektu. Vytvořte rozvrh pro všechny části projektu, aby bylo možné jednoduše monitorovat postup vašeho týmu směrem k cíli.
- Delegujte odpovědnosti členům týmu. Máte-li k dispozici projektový tým, všichni jeho členové by měli znát své úkoly. Důležité je pravidelně je informovat o novinkách v rámci vývoje projektu.
- Vytvořte metodu pro monitorování potupu projektu. Vedle pravidelných schůzek se členy týmu je vaším úkolem ujistit se, že i nadřízení a klienti budou informováni o vašem postupu. Věnujte proto svou pozornost řízení výkonnosti a kontrole kvality.
- Dokumentujte projektové informace. Vytváření jasné dokumentace o průběhu projektu pomáhá ujistit všechny zainteresované strany o cílech, časovém rozvrhu, agendě a rozpočtu projektu. Dokumentovat je také třeba veškeré problémy a změny.
-kk-