E-mail nepatří mezi komunikační nástroje, které by v dohledné době čekalo nahrazení jinou technologií. Vyplatí se proto připomenout si základní pravidla e-mailové komunikace a používání elektronické pošty obecně. V první řadě platí, že e-mail bychom neměli používat při řešení citlivých záležitostí nebo témat, u kterých může snadno dojít k nedorozuměním. Nepoužívejte jej ani tehdy, pokud máte s někým rozdílné názory a potřebujete si věci ujasnit. V takovém případě si domluvte osobní schůzku.
Pozor na tón sdělení
Uvědomte si, že příjemce vaší e-mailové zprávy nedokáže rozpoznat tón, s nímž jste ji psali. Nespoléhejte na to, že porozumí ironii nebo humoru. Nepište o ničem, co byste druhý den nechtěli číst na hlavní stránce novin nebo slyšet při sezení na lavici svědků.
Pozor na přeposílání
Přeposílat zprávu dalším lidem byste měli jen tehdy, pokud jste si naprosto jisti, že by s tím původní odesílatel souhlasil. Pokud chcete, aby vaše zpráva byla řešena jako urgentní, označte ji tak. V opačném případě neočekávejte okamžitou odpověď. Vyvarujte se používání zkratek při komunikaci s lidmi, kteří by to mohli považovat za neprofesionální, matoucí nebo strohé.
Pozor na příliš mnoho zpráv
Pokud nekomunikujete s lidmi na druhé straně světa, držte se pravidla čím méně zpráv, tím lépe. Jestliže potřebujete komunikovat hodně často s někým, kdo je nedaleko vás, sejděte se osobně. Dejte si také pozor na unáhlené zprávy odeslané v rozčilení, kterých můžete brzy litovat.
-kk-