Většina lidí komunikuje prostřednictvím e-mailu tím způsobem, že klikne na tlačítko „odpovědět“, napíše rychlou odpověď a odešle ji bez většího přemýšlení o tom, co a jak právě napsala. Etiketa e-mailové komunikace přitom hraje důležitou roli v tom, jak si dokážeme budovat a udržovat osobní i profesionální pověst. Článek přichází s 25 odbornými radami, jak pomocí e-mailu komunikovat profesionálně.
1. Nekomunikujte o důvěrných záležitostech.
2. Komunikujete-li po delší době, krátce se připomeňte.
3. Neodesílejte e-maily v rozčílení.
4. Nepoužívejte příliš mnoho vykřičníků.
5. Dávejte si pozor na informace, jejichž sdílení by mohlo představovat právní problém.
6. Odpovídejte do 24 až 48 hodin, není třeba reagovat okamžitě.
7. Zprávy, které by obsahovaly jen jedno slovo, neposílejte vůbec.
8. Nepoužívejte zkratky, emotikony a nesrozumitelný slang.
9. Udržujte zprávy čisté. Snažte se, aby neobsahovaly příliš mnoho znaků, jako jsou šipky značící odpověď, nebo sáhodlouhé seznamy adres příjemců.
10. Formulujte jasný předmět zprávy.
11. Pište tak, aby vaše zprávy nevypadaly jako spam. Vyhněte se například textům psaným jen velkými písmeny.
12. Zajistěte, aby předmět zprávy odpovídal sdělení v textu.
13. Jestliže chcete poslat velké přílohy, předem na to upozorněte.
14. Neposílejte více než dvě přílohy a opatřete je logickými názvy.
15. Zprávy a kopie zpráv zasílejte jen těm příjemcům, kteří vaše sdělení potřebují znát.
16. Možnost „odpovědět všem“ používejte uváženě.
17. Složitější témata řešte telefonicky.
18. Nezneužívejte možnost označit zprávu jako vysoce důležitou.
19. Dodržujte soukromí.
20. Pište stručně a jděte rovnou k věci.
21. Zprávy vytvářejte na míru příjemcům.
22. Vždy připojte podpis.
23. Automatickou odpověď v nepřítomnosti používejte jen v nutných případech.
24. Vzdělávejte zaměstnance v e-mailové komunikaci.
25. Uvědomte si, že e-mail je vaší vizitkou.
-kk-