Desatero produktivní práce s e-mailem

E-mail patří k nejčastějším požíračům času, zejména v práci. Článek na serveru Management Today proto shrnul praktické desatero, jak neuvíznout ve spárech elektronické pošty a naučit se s ní pracovat efektivněji.

1. Převezměte kontrolu nad svým časem

Nebuďte otroky e-mailu. Uvědomte si, že většinou není třeba reagovat okamžitě. Čím rychleji odpovíte, tím rychleji od vás ostatní budou očekávat odpovědi i v budoucnosti.

2. Vyvarujte se neustálého kontrolování e-mailové schránky

Kdykoli se necháte něčím vyrušit z činnosti, kterou právě děláte, bude vám hůře vracet k soustředění. Věnujte proto plnou pozornost jedné věci a teprve, až ji dokončíte, zapněte e-mail.

3. Neztrácejte čas opakovaným prohlížením zpráv

Každému e-mailu se snažte věnovat jen jednou. Držte se principu vyřešit, mazat, delegovat nebo odložit na později.

4. Odpovídejte na důležité zprávy

Zaveďte si vlastní systém sledování zpráv, na které potřebujete reagovat – například pomocí štítků, plánování úkolů apod.

5. Snižte objem zpráv, které se k vám dostanou

Naučte se poznat 20 % e-mailů, které vám zajistí 80 % požadovaných výsledků. Zbývajících 80 % méně důležitých zpráv rozdělte do tématických složek pro pozdější zpracování, nebo smažte.

6. Označujte si zprávy od důležitých lidí pomocí barev

Snadněji pak poznáte opravdu důležité e-maily.

7. Provádějte pravidelnou údržbu své schránky

Mažte staré zprávy a čistěte odeslanou poštu.

8. Nejprve vložte přílohy, pak piště

Ušetříte tím čas sobě i druhým.

9. Používejte jasné předměty zpráv

Můžete do nich přidat i datum, do kdy je třeba odpovědět, nebo zkratku, jíž dáte najevo, že není třeba reagovat.

10. naučte se používat klávesové zkratky

Ušetříte tím čas, který byste jinak strávili proklikáváním nabídek.

-kk-

Article source Management Today - website of a UK management magazine
Read more articles from Management Today