Jste zavaleni e-maily a telefonáty a bojujete s časem, kterého se vám nedostává? Výkonná ředitelka britské manažerské profesní organizace Chartered Management Institute Ruth Spellmanová radí, jak se vypořádat s informačním přetížením.
1. Nepanikařte
Jakmile začnete cítit informační zahlcení, udělejte krok zpět a zvažte, proč k němu dochází. Vyplatí se investovat trochu času do zjištění, co je třeba skutečně udělat a co takříkajíc nehoří. Zapomenete-li na něco, neobviňujte se. Každý občas udělá chybu.
2. Pozor na odkládání úkolů na později
Právě odkládání je jednou z nejčastějších příčin informačního zahlcení. Nemůžete nic změnit, dokud nepřevezmete odpovědnost za svou práci.
3. Udělejte si pořádek ve věcech
Věnujte dvacet minut denně správě svých papírových elektronických dokumentů. Budete-li se papírování věnovat průběžně každý den, nezavalí vás. Snažte se odcházet a mít čistý stůl.
4. Zvažte, zda jste správným člověkem pro řešení příslušného úkolu
Znát svůj účel znamená předcházet informačnímu zahlcení. Ptejte se proto vždy sami sebe, zda mají příslušné informace pro vás nějaký smysl a nemá se jimi náhodou zabývat někdo jiný.
5. Nezahlcujte druhé
Delegujte, ale uvažte přitom, jaké způsoby předávání informací preferují vaši lidé a jak jsou momentálně vytíženi.
6. Udělejte z vytyčování priorit denní praxi
Informace rozdělujte na: 1) urgentní, 2) důležité, 3) užitečné, 4) dobré k vědění a 5) ostatní, které nepotřebujete a můžete je hned zahodit. Podle toho jim přikládejte prioritu a hned uvidíte, jak rychle je máte řešit.
-kk-