Zastaralé a špatně organizované informace poskytované intranetem (Internetem, LAN, WAN) frustrují uživatele a snižují tak produktivitu jejich práce. Studie ukazují, že průměrný zaměstnanec stráví 25-35% pracovní doby hledáním informací o tom, co má vlastně v daný den dělat.
Intranet je třeba udržovat v přehledné a aktuální podobě. Základem pro to je vytvoření hierarchického systému dat, který by uživateli umožňoval rychlé vyhledávání informací. Ten nejčastěji symbolizují orientované stromy. Stejně důležitá jsou i klíčová slova a odkazy, katalogizace a aktualizace informací. Pokud jde o samotné vyhledávání informací, v prostředí intranetu je vhodné ho založit na metadatech (v prostředí Internetu se využití metadat v tomto smyslu nedoporučuje).