Společnost Cable & Wireless Global, přední dodavatel internetových a datových řešení, potřebovala reorganizovat svůj proces řízení a zpracování nákladů, konkrétně v oblasti evidence jízd. Cílem mělo být snížení nákladů na zpracování údajů a změna firemní kultury týkající se výdajů. Zpracování výdajů trvalo až dosud v průměru 7 dní a vyžadovalo značné množství „papírování“.
Společnost **KPMG Consulting** nejprve provedla srovnání (benchmarking) postupů managementu výdajů ve společnosti **Cable & Wireless Global** s postupy ostatních společností a s obecně uznávanými nejlepšími postupy. Bylo zjištěno, že pouze 5 % společností používá automatizované systémy řízení nákladů a že ostatní firmy používaly přibližně stejné metody jako CWG. I přesto zde byly patrné rozdíly v efektivitě.
Díky expertnímu finančnímu modelování se podařilo prokázat, že automatizované řešení by náklady na zpracování výdajů značně snížilo. Po návrhu nových postupů firma **KPMG Consulting** vybrala softwarové řešení, které by odpovídalo potřebám CWG a podařilo se jí implementovat pilotní projekt již za 60 dnů. Díky tomuto řešení došlo ke zlepšení zejména v následujících bodech:
* Díky zlepšení workflow se snížil počet pracovníků zpracovávajících výdaje.
* Podařilo se eliminovat chybové reporty, jako např. nesprávné vykazování ujetých kilometrů.
* Doba potřebná pro zpracování nákladů se snížila o 63 % – ze sedmi dnů na 2,6.
* Zlepšila se návratnost DPH.