Strategické plánovací setkání či porada je příležitostí, kdy mohou manažeři přednést svoje návrhy a podněty k řízení a chodu podniku. Článek podrobně rozebírá přípravu a vedení takové porady. Prvním krokem je příprava, zde jsou definovány cíle a otázky, jimiž se bude setkání zabývat. Dále je nutno rozhodnout, kdo se bude jednání účastnit – měli by to být ti, kteří mají k dané problematice co říci, bez ohledu na hierarchii podniku. Je také potřeba vybrat vhodné místo, shromáždit nezbytné podklady či prezentaci.
Řízení samotného průběhu schůzky zahrnuje nasazení vhodného způsobu komunikace, sledování časového rozvrhu – každý problém by měl mít vymezen svůj čas, v případě potřeby je možno se k němu později vrátit. Nezapomeňte na nutné přestávky na odpočinek, vyřízení telefonů a podobně. Zlatým pravidlem je neuvádět prezentaci rychleji než jednu stránku za tři minuty.
Pokud máte jednat s lidmi, s nimiž se obtížně komunikuje, promluvte si s nimi před samotnou poradou. Přijmete-li rozhodnutí, zajistěte, aby byla opravdu uskutečněna – v domluveném termínu. Zpracujte shrnutí schůzky s objasněním závěrů a přijatých úkolů – uveďte také, kdo je za splnění odpovědný. Po týdnu si promluvte s účastníky o výsledcích porady.
**Datum vydání: VI/2002**
Article source The CEO Refresher - a U.S. website focused on management