Vedoucí pracovníci jsou zvyklí přijímat obrovské množství informací, neustále čtou. Při čtení ovšem často zapomínají na to, co je opravdu důležité a nacházejí se tak ve stavu permanentního zahlcení nepřečtenými informacemi. Doslova se pak topí v přívalech e-mailů, dopisů, novin, odborných článků, zpráv, knih, webových stránek atd. Počet nepřečtených materiálů narůstá a efektivita práce klesá. Důležité je proto vybírat jen podstatné informace, nikoli naučit se rychle číst, jak se mnoho manažerů domnívá. Rychlému čtení jsou v současné době věnovány četné semináře a kurzy, nebylo by to však nutné, kdyby vedoucí pracovníci věděli, jak informace správně třídit. Tak jako nemůžeme sníst veškeré jídlo na slavnostní tabuli bez toho, aby nám bylo špatně, nemůžeme ani bez obdobných potíží přečíst veškerý předložený materiál.
Efektivnější přístup spočívá v určování klíčových priorit každého jedince, vyřazování nedůležitých materiálů. Prioritami může být například příprava důležité prezentace, diskuse s problémovými zaměstnanci nebo vylepšení dosavadních plánů. Žádný manažer nemůže přečíst vše, co se mu dostane na stůl. Musí proto být schopen vybrat jen relevantní materiály a zbytek vyhodit či předat jiné osobě – postupovat kvalitativně, nikoli kvantitativně. Konkrétně by měl zejména:
- definovat své denní, týdenní a měsíční priority,
- převést definované priority na konkrétní denní a týdenní činnosti,
- každé činnosti vymezit určitý časový úsek,
- projít denní požadavky a odpovědět na ty, které vyžadují okamžitou reakci,
- věnovat se nejprve čtení materiálů, které mají nejvyšší prioritu,
- dělat si poznámky o přečtených materiálech,
- méně důležité materiály vyhodit či předat kolegům.
**Datum vydání:** II/2003
Article source Ivy Sea Online - portál americké poradenské společnosti Ivy Sea Inc.