Každá porada by se měla organizovat s prvotní úvahou, jaký je její cíl a smysl. Organizátoři by si měli položit otázku, čeho chtějí u daných pracovníků dosáhnout a informovat o tom i je. Účastníci porady se tak budou moci v celém jejím průběhu soustředit na tento cíl. Porady podle cíle dělíme na informativní, hodnotící, plánovací, rozhodovací, zaměstnanecké konference, poskytování zpětné vazby, školení a oslavy.
Nezávisle na cíli porady odpovídá za její efektivnost pořádající vedoucí pracovník. Ten musí proto vykonat několik kroků. Některé kroky jsou administrativní a řadu z nich lze delegovat, je však třeba věnovat jim dostatečnou pozornost. Před samotnou poradou to znamená vyhotovit agendu a informovat o konání porady, rozdat agendu účastníkům a připravit časové a prostorové podmínky. Poradu pak zahájit nejlépe v přátelském duchu, vysvětlením důvodu jednání a představením účastníků. Důležité je nevzdalovat se od tématu, také ale nebránit účastníkům v projevu. Nakonec je třeba ujistit se o tom, zda jsou účastníci spokojení a odnášejí si jasné závěry. Pak přichází na řadu vypracování následných dokumentů.