1. Vážně uvažujte o tom, komu potřebujete poslat vzkaz. Ujistěte se, že jste nezapomněli na nikoho důležitého. Vynechte ty, kteří namají právo veta, nepotřebují být informováni, nemají za danou věc odpovědnost nebo nemají k informaci přístup.
2. Rozmyslete si, zda vzkaz poslat ústně nebo písemně. Ústní vzkazy mohou být snadno špatně interpretovány, v takovém případě se neptejte, jestli vám dotyčný rozumněl, ale chtějte po něm, aby zopakoval vlastními slovy, co slyšel.
3. K ústnímu vzazu připojte písemné sdělení.
4. Nakonec rozhodněte, kdo má komunikovat s kým. Cílem je kombinace jednoduchosti a účelnosti. Jde veškerá komunikace přes vaši kancelář, než je odeslána, odsouhlasena nebo zcenzurována? Kdo komunikuje vně organizace? Lidé s veřejnými nebo státními vztahy? Manažeři nebo jednotliví zaměstnanci? Kdo komunikuje nebo schvaluje komunikaci s ostatními manažery, odděleními nebo stranami? Pokud jde veškerá komunikace přes vás, máte sice přímou a kompletní kontrolu informací, ale zabírá to mnoho času a je to velmi byrokratické. Zvažte tedy rizika, než se rozhodnete, jak zacházet s informacemi.
-ba-