Řada lidí si stále neuvědomuje, že obchodní elektronická pošta není puberťácká diskusní místnost. Nejeden manažer pak dostane obchodní e-mail, který je napsán způsobem, z něhož ani při nejlepší vůli nedokáže vyluštit, co mu chtěl odesílatel vlastně sdělit. Druhý den proto bude nucen ozvat se odesílateli telefonicky, čímž obě strany ztratí důležitý čas.
V obchodní elektronické komunikaci je třeba postupovat tak, aby byla pro obě strany časově co nejefektivnější. Odesílatel by neměl dostat příjemce do situace, kdy si nebude jist obsahem sdělení. Důležité je proto vyvarovat se nesrozumitelných emotikon a zkratek typu ROTFL (Směji se, až se z toho válím na podlaze), které se používají v neformální komunikaci, nejčastěji prostřednictvím chatů. Snaha ušetřit čas použitím zkratky vede často k nedorozumění, když si ji každý přeloží jinak.
Obchodní e-mail by neměl být příliš dlouhý. V případě delších sdělení je text třeba členit na odstavce a důležité body. Před odesláním se vyplatí e-mail vždy ještě jednou přečíst. Nespoléhejte jen na automatickou kontrolu pravopisu a gramatiky.
-kk-