Zaměstnancům Webcor Builders jednou trvalo skoro šedesát hodin, než probrali počítačová data, když hledali jistou emailovou obsílku. V současné době by měla takováto práce trvat méně než hodinu.
San Mateo má asi 350 zaměstnanců, kteří používají email. Příjemnou změnou pro ně bude nový software, který jim usnadní povinnou archivaci emailových dat a uchová je potřebnou dobu.
Archivace může být velice nepříjemná, pokud se má dělat pomocí zálohování na páskách či CD. Pokud nemáte archivační systém, vaše informace by mohly být skladovány značně chaoticky.
Softwarové archivační produkty jsou nabízeny různým firmám, ale budou zvlášť užitečné pro středně velké firmy, které nemají tak dobré technické zázemí. Někteří obchodníci dokonce nabízí možnost zaplatit si archivační služby přes internet pro klienty, kteří nemají vlastní kapacity. Produkty pro archivaci emailů nejsou však vhodné pro všechny menší firmy. Pro malý obchod s 10 zaměstnanci je určitě výhodnější zůstat u běžných archivačních praktik.
Archivační software obecně funguje následovně:
Zprávy jsou odkláněny od hlavního serveru na záložní. Firmy mohou naprogramovat software tak, aby ukládal pouze emaily, které mají co do činění s obchodní činností, například pomocí vyhledávání určitých klíčových slov nebo příjemců. Každé uložené zprávě software přidělí index (obvykle datum a jméno odesílatele a příjemce). Firmy mohou později snadno vyhledávat zprávy pomocí klíčových slov nebo zadáním kritérií. Některý software dokonce dokáže naprogramovat zprávu tak, že se po určité době vymaže. Hlavní výhodou tohoto systému je uvolňování míst na hlavním emailovém serveru.
Hlavní hráči na tomto rostoucím trhu jsou:
Symantec, Cupertino, IntelliReach, Dedham, Zantaz, Iron Mountain, Amicus, FivePoints Compliance, iLumin Software Services, EMC, ZipLip
-av-