Pro ostatní dokumenty je potřeba najít způsob, jak zajistit, aby se neztratily. Jinak totiž hrozí poměrně vysoké sankce, v krajních případech se můžete zodpovídat dokonce i z trestného činu.
Na výběr máte dvě možnosti: buď zajistíte archivaci dokladů sami, nebo se obrátíte na specialisty.
V případě, že se rozhodnete pro skladování dokladů vlastními silami, měli byste si vytvořit systém, díky kterému žádné doklady nebudou chybět, ale zároveň se nebudou skladovat zbytečně dlouho. Takový systém se tady musí postarat o správné třídění dokumentů podle délky skladování, a efektivní vyhledávání. Může se totiž stát, že například určitou smlouvu či doklad bude třeba předložit v nějakém soudním sporu, a pokud se nenajde, může firma zbytečně přijít o peníze.
Ne vždy je ovšem vhodným řešením uchovávat pro jistotu všechny doklady. Postupem času totiž šanony začnou zabírat zbytečně moc místa, které by bylo možné využít jinak, například k pronájmu či zřízení další kanceláře.
Nabízí se řešení: převést dokumenty do elektronické podoby. V případných soudních sporech však je lepší předložit originál. Navíc je třeba vzít v úvahu předpokládanou životnost média, na které je digitalizovaná písemnost ukládána.
Na českém trhu působí řada firem, které starosti s úschovou dokladů od podniku převezmou. Nic samozřejmě není zadarmo: za uložení písemností si většinou účtují od 50 haléřů do jedné koruny denně za běžný metr za sebou srovnaných pořadačů. Součástí jejich nabídky také bývá roztřídění písemností.
- Jaké dokumenty a jak dlouho je potřeba uchovávat, lze vyhledat v zákoně o účetnictví a daňových předpisech, zákoně o archívnictví a dalších normách.
- Povinnost uchovávat doklady související s činností podniku má nejen fungující firma, ale i podnik, který končí svou činnost.
- Výčet různých druhů a typů písemností, které vznikají při činnosti podnikatele, uvádí takzvaný typový skartační rejstřík.
- Písemnosti jsou v něm řazeny podle abecedy a je jim přiřazen určitý znak, který určuje dokumentární hodnotu písemnosti.
-ds-