Majitelka Duane Park Patisserie v New Yorku vzpomíná, jak se každý týden trápila s vypracováním mezd svých zaměstnanců. Jak se ale zvýšil počet zaměstnanců její firmy, začalo jí docházet, že je její způsob neefektivní. Před šesti lety se rozhodla začít využívat externí firmu a vloni si najala účetní na částečný úvazek.
Čas jsou peníze
Stejný problém má řada majitelů malých firem. Komplikované daňové zákony, jejich neustálé novely a hrozba penalizací v případě chybných vyúčtování, je obírají o čas a peníze. Odborníci radí zaměstnat externisty, neboť je dnes na trhu v tomto směru dost široká nabídka, a to i po síti.
Samozřejmě existuje riziko, že když najatá účetní firma udělá chybu, odmítne uhradit případné penalizace.
Podle J. Sutkiewicze, bývalého ředitele americké organizace National Association of Small Business Accountants, využívá outsourcing pro vyhotovování mezd jen 20 % drobných podnikatelů. Řadě z nich totiž nedochází, že se nejedná o finanční zátěž, a že naopak jsou tyto služby cenově přístupné.
Pro firmy, které se rozhodnou využívat outsourcing v oblasti mzdových služeb, existuje několik možností.
Tyto služby jsou tradičně nabízeny profesními zaměstnaneckými organizacemi. Obvykle účtují svým klientům procentuálně. Často jsou ochotny vzít na svá bedra celou agendu HR, včetně náboru.
Přístupnější a ekonomičtější se pro menší firmy jeví být firmy jako Paychex nebo Automatic Data Processing, které se zaměřují hlavně na mzdy, případně ještě nabízejí další služby v oblasti daňové problematiky.
Řada malých firem však cítí, že tyto služby jsou více, než potřebují. Navíc, některé z nich váhají předávat informace o platech svých zaměstnanců. Velké množství firem se tedy spíše uchyluje k využívání internetových nástrojů, které tuto práci usnadní. Tyto jsou poskytovány například SurePayroll of Skokie, PayCycle Inc., Palo Alto apod.
Tyto nástroje jsou schopné provést veškeré kalkulace a také nabídnou klientům potřebné a aktuální formuláře. Výhoda zadání dat samotným klientem je také v tom, že minimálním předáváním informací se omezí chybovost. Dále je tu flexibilita - majitelé firem určí, kolik práce chtějí udělat sami a kdy.
R. Friedman, manažer TranSource Automotive Solutions, využívá PayCycle a prohlašuje, že to pro něj znamená velkou úlevu. Odhaduje, že bez využití služeb výše uvedené firmy by zaplatil dvojnásob někomu, kdo by pro něj mzdy dělal. Zanesení dat do jejich systému trvá pouhých 20 minut.
-av-