Souhrnná práce s listy v Microsoft Excel

V závěru se budeme zabývat výpočty mezi listy pomocí odkazů na buňky v různých listech a souhrnů přes listy.

1. Vkládání, kopírování a odstranění listu

Vložení nového listu

Pro vložení nového listu do sešitu klepnete na některou ze záložek pravým tlačítkem myši, z místní nabídky použijete příkaz Vložit a v zobrazeném okně klepnete na tlačítko OK. Nově vložený list se umístí nalevo zvoleného listu.

Kopírování listu

Jestliže je na některém listu vytvořena hotová tabulka a na jiný list potřebujete vytvořit obdobnou tabulku s jinými údaji, je zpravidla výhodnější provést kopii celého listu. Kopírování listu můžete také provádět z jednoho otevřeného sešitu do druhého. Postup:

1. Na záložku kopírovaného listu klepnete pravým tlačítkem myši.
2. Z místní nabídky použijete příkaz Přesunout nebo zkopírovat.
3. V zobrazeném okně označíte volbu Vytvořit kopii.
4. Při kopírování z jednoho sešitu do druhého použijete příkaz Do sešitu a vyberete název cílového sešitu.
5. V seznamu Před list vyznačíte umístění vytvářené kopie.
6. Klepnete na tlačítko OK.

Při kopírování mezi dvěma různými sešity se název zkopírovaného listu nemění. Při kopírování v rámci jednoho sešitu má vytvořená kopie stejný název, jako výchozí list s přidaným číslem „(2)“.

Odstranění listu

Pro odstranění listu klepnete pravým tlačítkem myši na jeho záložku a použijete příkaz Odstranit. Akce je nevratná a je jištěna zpětným dotazem.

2. Přejmenování, přesun a zvýraznění listu

Přejmenování listu

V nově vytvořeném sešitu jsou na záložkách jednotlivých listů názvy „List1“ atd. Tyto názvy je zpravidla vhodné změnit:

1. Na záložku listu klepnete pravým tlačítkem myši.
2. Z místní nabídky použijete příkaz Přejmenovat.
3. Na záložku listu zapíšete nový název a potvrdíte klávesou Enter.

Při delším názvu se záložka automaticky rozšíří. Název je možné volit zcela libovolně, délka názvu je omezena 31 znaky.

Přesun listu

Pořadí jednotlivých listů je možné změnit dvěma způsoby.

Při prvním ukážete myší na záložku listu, stisknete levé tlačítko myši a s podrženým levým tlačítkem zatáhnete doleva nebo doprava.

Pokud je v sešitu více listů s delšími názvy, nejsou najednou vidět všechny záložky. Proto je výhodnější použít místní nabídku:

1. Na záložku přesouvaného listu klepnete pravým tlačítkem myši.
2. Z místní nabídky použijete příkaz Přesunout nebo zkopírovat.
3. V zobrazeném okně označíte umístění přesouvaného listu.
4. Klepnete na tlačítko OK.

Barevné zvýraznění záložky

Pro lepší orientaci je možné záložky některých listů barevně zvýraznit.

Na záložku listu klepnete pravým tlačítkem myši a použijete příkaz Barva karty. Příkaz zobrazí stejné okno, jako při nastavení barvy písma nebo barevného pozadí buňky, ve kterém zvolíte potřebnou barvu.

Jestliže je list aktivní, zvolená barva tvoří barevné podbarvení názvu listu. U neaktivních listů se změní pozadí záložky z bílé na zvolenou barvu. Název listu pak může být zobrazen bílým písmem.

3. Výpočty mezi listy

Odkaz na buňky v různých listech

Vzorce mohou obsahovat odkazy i na buňky z jiných listů.

Základní zápis vzorce odkazujícího se na jiný list je dle příkladu: = A1 * listopad!C12

(Tedy zde násobíme buňku A1 s buňkou C12, která je na listu listopad.)

Při tvorbě takovéhoto odkazu klepnete nejprve na záložku listu a poté označíte klepnutím vkládanou buňku. Do vzorce se vloží název listu a adresa zvolené buňky, oddělená vykřičníkem. Při přepisu buňky, vložené z jiného listu, se vytvořený vzorec přepočítá.

Adresa buňky z jiného listu se do vzorce vloží jako relativní. Při kopírování nebo plnění buňky se vzorcem se proto mění, zatímco název listu zůstává nezměněn.

Při přejmenování listu se upraví všechny vzorce, které tento název listu obsahují.

Souhrny přes listy

V praxi se často stává, že sešit zahrnuje několik listů s podobnými tabulkami, obsahujícími údaje pro různá období, pobočky, pracovníky apod. Do sešitu je pak zpravidla nutno vložit další list, který bude počítat celkové hodnoty, tedy provést součet přes více listů.

K vytvoření tohoto typu součtu je výhodné použít funkci SUMA, která umožňuje sčítat buňky po řádcích, sloupcích a také po listech.

Podmínkou je, aby všechny dílčí listy měly stejnou strukturu, tj. aby jednotlivé sčítané buňky měly vždy stejnou adresu. Funkci SUMA použijete následovně:

1. Označíte buňku, kam se má vložit součet a vložte do ní funkci SUMA.
2. Klepnete na záložku prvého dílčího listu.
3. Na tomto listu označíte sčítanou buňku.
4. Podržíte klávesu Shift a klepnete na záložku posledního dílčího listu.
5. Klepnete na tlačítko OK.

Odkaz na sčítanou buňku se vloží jako relativní. Při kopírování nebo plnění buňky se vzorce se upraví odkaz na sčítanou buňku, rozsah listů se nemění.

Pro vytvoření celé tabulky, obsahující tyto součty, tedy stačí vytvořit vzorec v levém horním rohu tabulky.

Buňku se vzorcem naplníte směrem doprava, oblast vytvořených vzorců ponecháte označenou a celou ji naplníte směrem dolů. Přitom se bude plnit několik sloupců vedle sebe.

Obdobným způsobem vytvoříte také jiné typy souhrnů, např. průměr přes několik listů.