Oblast kritérií je určitým způsobem uspořádaná oblast buněk, do které definujete oblast pro výběry či filtrování dat. Zajímavá může být i její velikost.
Nejmenší oblast kritérií se totiž skládá alespoň ze dvou buněk, které jsou umístěny pod sebou. V horní buňce je název pole, v dolní je požadovaná podmínka (kritérium). To proto, že obecně se dá říci, že první řádek oblasti kritérií je tvořen jedním řádkem s názvy sloupců neboli polí, které jsou v záhlaví seznamu dat, a dalšími řádky, které definují vlastní vyhledávací podmínky (kritéria).
Oblast kritérií si můžete umístit prakticky kdekoliv nad oblast dat či několik řádků pod ni. Nejvhodnější bývá umístit tuto oblast pod data nebo vedle nich. Vše závisí na velikosti databáze i vašem zadání jednotlivých podmínek.
Zkuste se však nyní ještě podívat, jaká jsou základní pravidla pro definování vlastní oblasti kritérií. První pravidlo již prakticky bylo řečeno, a to, že první řádek oblasti vždy musí obsahovat názvy polí (sloupců) databáze. Názvy zde zapisujete jen těch polí, podle kterých potřebujete dělat výběry či jiné výpočty. Nejjednodušší je, když si názvy z databáze do oblasti kritérií zkopírujete.
Do dalších řádků oblasti kritérií se již zadávají jednotlivé podmínky pro výběry dat a jejich výpočty. Tento počet řádků není již striktně nijak omezen. Je však třeba vědět, že pokud píšete více podmínek a tyto skládáte vedle sebe na řádku, je mezi nimi logické spojení AND (a zároveň).
Této vlastnosti se dá využít při hledání hodnot z uzavřeného intervalu. Na obrázku se výpočet nebo filtrování provede na základě zadání pro lidi, kteří se narodili v období od 1. 1. 1940 do 31. 12. 1949 a zároveň mají plat větší nebo roven 10000.
Další vlastností pro psaní kritérií je to, že pokud jednotlivé hodnoty napíšete pod sebe, platí zde logické spojení OR (nebo).
V oblasti kritérií na obrázku je řečeno, že se mají vybrat všichni lidé, kteří bydlí v Praze nebo v Brně.
Jestliže máte podmínek více, a někde ponecháte prázdnou buňku, znamená to, že se mají vybrat všechny záznamy pro dané pole.
Tato oblast kritérií zase říká, že se mají vybrat lidé, kteří bydlí v Praze a mají plat menší než 9500 nebo lidé z Brna, u kterých však již na platu nezáleží.
Další důležitou vlastností je to, že můžete používat i náhradní znaky jako hvězdička (*) a otazník (?). Hvězdička, stejně jako v jiných programech, znamená libovolný počet znaků, otazník zase jen jeden znak.
Představte si, že máte pole Adresa, ve kterém je nejprve uvedena ulice a za ní následuje teprve město. V takovém případě by se lidé z Prahy nebo Brna těžko vyhledávali. Vy však před dané město můžete napsat pouze hvězdičku a MS Excel hned bude vědět, že slovo Praha (Brno) může být na jakékoliv pozici v buňce.
Naopak, pokud hledáte pouze přesně zadaný textový řetězec, pak musíte použít daný text v uvozovkách. Například v poli Jméno můžete mít jména Jan i Jana. Pokud budete chtít vybrat lidi pouze se jménem Jan a toto do oblasti kritérií zapíšete, pak se vyberou záznamy nejenom s Janem, ale i s Janou. Aby bylo vyhledávání přesně na daný řetězec, je třeba vše zapsat jako na následujícím obrázku.
Představte si, že pro definici kritérií můžete použít i funkci nebo vlastní vzorec, který obsahuje data ze seznamu. Na následujícím obrázku je ukázka vzorce, který vám má pomoci zjistit počet lidí, jejichž plat je vyšší než průměrný.
Důležité je i to, že i toto pole musí mít v oblasti kritérií nějaký název. Tento název může být prakticky cokoliv, jen se nesmí shodovat s žádným již existujícím názvem pole v databázi.