Trocha přípravy může změnit vaše neefektivní a nudné porady v užitečné nástroje. Článek přináší několik rad skrytých v citátech slavných osobností. „Porady se možná staly živou formou schopnou svolávat se a reprodukovat prostřednictvím lidských hostitelů,“ napsal v jenom dílu populárního komiksu z kancelářského prostředí Dilbert jeho autor Scott Adams.
Někdy se zdá, že se porady na pracovišti příliš rozšířily. Američané například podle aktuálního výzkumu společnosti Microsoft tráví na poradách 5,5 hodiny týdně a 71 procent z nich to považuje za neproduktivní. Pořádejte proto porady jen v případech, kdy je to opravdu nutné.
„Porady jsou nezbytné, když nechcete nic dělat.“ (John Kenneth Galbraith, významný americký ekonom)
Porady byste měli svolávat za účelem splnění konkrétních cílů. Pořadatelé by měli přesně vědět, proč se porada koná a čeho chtějí dosáhnout. Bez cíle je porada zbytečná.
„Před každou činností je klíčem k úspěchu příprava.“ (Alexander Graham Bell, anglický fyzik)
Nejlepší cesta k dosažení cíle vede skrz vytýčení konkrétních bodů. I příprava na poradu ušetří v budoucnu mnoho času. Vypracujte agendu a předem s ní seznamte účastníky.
„Čas je zároveň nejhodnotnější a nejvíce pomíjející součástí našeho vlastnictví.“ (John Randolph, americký politik přelomu 18. a 19. století)
Porady jsou nejčastěji kritizovány jako ztráta času. Organizujte proto stručné porady a přesně se řiďte původním časovým plánem. Začínejte také včas, abyste ukázali respekt k účastníkům.
„Porada je událostí, kde se píší zápisy a ztrácejí hodiny.“ (kapitán James T. Kirk, postava ze seriálu Star Trek)
Je velmi důležité shrnovat diskutovaná témata v zápisech z porad. Bez těchto zápisů můžete zapomenout, na čem jste se domluvili.
„Porozumění ani učení nemůže probíhat atmosféře strachu.“ (Rose F. Kennedyová, matka bývalého amerického prezidenta)
Atmosféra na poradě by měla být příjemná. Dodržujte stanovený program, aby se nestala fórem osobních rozhořčení. Svou roli hraje i fyzická podoba jednacího místa, nemusíte se stále scházet v kanceláři.
„Očistec je porada, která začíná tím, že se někoho dotýká. Ta, která zde končí, je peklo.“ (Jack Pitney, významný americký manažer)
Nenechte porady sklouznout k fňukání. Konec porad by měl zopakovat, co se podařilo splnit a na čem jste se dohodli.
„Naše porady se konají za účelem diskuse o mnoha problémech, které by nikdy nevznikly, kdyby bylo méně porad.“ (Ashleigh Briliant, anglický ilustrátor a karikaturista)
Porady svolávejte, jen když je to nutné a bude to produktivní. Pokud na agendě není nic smysluplného, poradu nepořádejte.
-kk-