Základní pravidlo zní: pokud máte jen jednoho zaměstnance, který nepracuje v kanceláři, máte hybridní tým, a tak byste k vedení takového týmu měli také přistupovat.
Změňte mindset a nastavte pravidla
Ne každý má pozitivní názor na vzdálenou práci. Nejednou jsem slyšela: „Doufám, že už brzy budeme všichni zpět v kanceláři. Já těm svým lidem nevěřím, že pracují. Musím na ně vidět, jinak to nefunguje.“ Ano, fungovat to nemusí. Chyba však může být jak na straně řadových zaměstnanců a jejich motivace a disciplíny, stejně jako na straně manažerů a jejich osobního nastavení, způsobu komunikace s podřízenými a neporozumění specifikům hybridního leadershipu.
Aby vše fungovalo, je nutné projít změnou vlastního mindsetu. Pochopit a věřit, že i dlouhodobý hybridní režim může přinášet stejně dobré, ne-li lepší výsledky. Nemalou roli hraje i samotné vnitřní rozhodnutí zaměstnanců, zda budou pracovat na dálku, nebo naopak budou pracovat fyzicky z kanceláře. Je důležité, aby manažeři například neměli výčitky, zda vůči týmu pracujícímu z kanceláře není špatně, když oni sami pracují z domova. Je potřeba podporovat důvěru, aby lidé, kteří jsou v kanceláři, věřili, že jejich kolegové na dálku pracují také výkonně a že se jen nevezou.
Důležité je pomoci manažerům i řadovým zaměstnancům, aby si uvědomili specifika hybridního fungování a vybavit je tipy, jak práci v tomto režimu zvládat. Je nutné, aby si týmy nastavily pravidla spolupráce a vzájemná očekávání. V neposlední řadě je žádoucí umožnit všem vyzkoušet si tyto dovedností v bezpečném prostředí simulačních tréninků. Nezvládnutí vedení týmu v jakémkoliv režimu vede k pocitům izolace, frustrace či odporu a postupným odchodům.
Jak na vedení hybridních online schůzek
Ke schůzkám mezi kolegy v kanceláři a těmi, kteří pracují na dálku, přistupujte, jako kdybyste všichni pracovali na dálku. Používejte kamery. Zapnutá kamera při online schůzkách je základ. Bez kamery totiž rychleji ztrácíte pozornost svou i druhých, hůř čtete emoce a lidský kontakt je polovičatý. Naopak když se s kolegy uvidíte, lépe se na sebe naladíte. Díky palcování a různým dalším dohodnutým signálům zefektivníte průběh schůzky.
A pokud by online schůzka musela z nějakého důvodu proběhnout bez kamer, ti, kteří jsou v onen okamžik spolu v kanceláři, by měli u hovoru sedět tak, aby jeden na druhého neviděli. Kdyby tomu tak nebylo, v nevýhodě by byli ti, kteří telefonují ze svých domovů. Nejen že neuvidí mimiku a gestikulaci kolegů volajících ze zasedačky, ale ani neuslyší, co si mezi sebou „tajně“ řeknou, zatímco si vypnou mikrofon.
Pozor na komunikační díry
Představte si situaci. Právě skončila online schůzka, které se účastnili jak kolegové v kanceláři, tak ti, kteří pracují na dálku. Dospěli jste společně k závěru, všichni jste na jedné vlně. Avšak náhle po skončení kolega Pavel dostal nápad, který sdílí s těmi, kteří jsou právě v kanceláři. Anebo se objeví ředitelka a opět jen „kancelářským“ sdělí, že se priority projektu změnily.
Najednou ti, kteří nejsou v kanceláři, jsou v informační nevýhodě. Je podkopána informovanost napříč týmem. Dbejte proto na plné sdílení informací se všemi kolegy. Dejte vědět vzdáleným kolegům, aby se opět připojili k debatě, informujte je přes chat o posledních nápadech či informacích. Hlídejte se, kdy, co a komu říkáte, abyste zbytečně nepřispívali ke vzniku komunikačních děr a následným zbytečným nedorozuměním a frustraci. Můžete také určit někoho, kdo bude zapisovat poznámky o konverzacích, které se v kanceláři odehrávají, a následně je se všemi sdílet.
Buďte spravedliví
Sejde z očí, sejde z mysli. Manažeři mají tendenci lépe hodnotit ty, které fyzicky vidí v kanceláři. Ti, kteří pracují (častěji) na dálku, musí více obhajovat svou práci. Často se stává, že projekty, za kterými stáli, jsou prezentovány těmi, kteří docházejí do kanceláře, čistě jen proto, že je to tak „snazší“ pro ostatní. Tento přístup “dálkařům” upírá viditelnost. Ti, kteří více pracují z kanceláře, častěji získávají zajímavější projekty a jsou častěji povyšováni. Proto buďte spravedliví bez ohledu na to, odkud kdo pracuje.
Podporujte vztahy
Podporujte neformální vztahy v rámci firmy i týmů. Naživo i online. Frekvenci setkání naživo určete podle toho, kde máte dislokovaný tým a jak (ne)náročné je se setkat na jednom místě. Jednou za měsíc si dejte společný týmový oběd či kávu, jednou za čtvrtletí zažijte (pod)večer plný zábavy, inspirace a nových zážitků a jednou za rok uspořádejte pro váš tým dvoudenní teambuilding k podpoře firemní/týmové kultury, týmové spolupráce a rozvoji týmových dovedností.
Pokud setkání naživo není možné, potkejte se online. I když se uvidíte placatí na obrazovkách, můžete zažít spoustu zábavy, inspirace, lépe poznat kolegy a podpořit týmovou spolupráci. Nemusí se vždy jednat o celý virtuální teambuilding nebo event, zpestřit vybranými online programy můžete i některé ze svých online schůzek a workshopů či online firemních konferencí. Jen myslete na to, že stejně jako byste pečlivě připravovali akci naživo, stejnou péči věnujte přípravě online programu.