Porady jsou často považovány za zhoubu firem, stačí však jen několik jednoduchých kroků a budou efektivnější. Profesorka organizační psychologie z americké Purdue University Taggart Smithová říká, že nejdůležitější je prvotní zvážení, zda je organizování porady skutečně nutné. Porady se podle ní zbytečně často svolávají bez konkrétního účelu a zaměstnanci se z nich vracejí znudění, což ovlivňuje celkovou morálku.
Každá porada by měla mít jasný účel, o němž se účastníci dopředu dozvědí z agendy. Ta by měla obsahovat všechna témata k diskusi, ohraničit čas přidělený jednotlivým tématům a také určit, kdo je za které téma zodpovědný. Velkou chybou je dále domnívat se, že všichni by měli být n všech poradách.
Pokud je porada nutná, držte se těchto kroků:
- Předem rozdejte agendu a potřebné materiály k diskusi.
- Porada by neměla být delší než hodinu, protože pak pozornost účastníků rychle opadá.
- V případě, že porada musí být delší, přijďte s něčím kreativním. Rozdělte například účastníky do menších skupin nebo nabídněte občerstvení.
- Neměli byste diskutovat o více než pěti tématech.
- Nejdůležitější věci řešte na začátku.
-kk-