E-mail je nástroj, který má zjednodušovat a urychlovat komunikaci. Technické nástroje však mohou být efektivní jen tehdy, pokud je dokážeme správně řídit. Řadě lidí se stává, že e-mail naopak řídí je. Často zcela nahrazuje osobní kontakt nebo zabírá příliš času, což ani v jednom případě není správné. Článek přináší sedm rad, jak dostat e-mail pod kontrolu.
- Používejte oddělené e-mailové účty. Firemní adresu používejte výhradně pro pracovní záležitosti. Pro soukromou korespondenci si zřiďte jiný účet. Jestliže se často registrujete na různých internetových stránkách, odebíráte newslettery apod., taktéž pro to použijte soukromý účet. Rozdělení účtů pomáhá udržet hranici mezi pracovními povinnostmi a soukromým životem. Pamatujte také, že cokoli pošlete přes firemní s-mailový server, se ve firmě archivuje a může být takříkajíc použité proti vám.
- Vytvářejte složky a archivy. Existují efektivní způsoby, jak organizovat příchozí e-maily. Někdo preferuje kategorizaci podle jména odesílatele. Alternativní metodou je třídění podle témat. Obě tyto metody lze kombinovat v závislosti na činnosti, které se věnujete. Další efektivní metodou je kategorizace e-mailů podle času, tj. např. do složek podle jednotlivých měsíců. To slouží většinou k archivaci zpráv, které byste jinak vymazali.
- Udržujte schránku prázdnou. Pokud roztřídíte ochozí poštu podle jmen, témat či měsíců a stále některé zprávy zůstanou, vytvořte si speciální složku pro priority. Není třeba ukládat zprávy do složek až poté, co je vyřídíte. V každé složce budete mít připravené úkoly a příchozí místo schránky zůstane prázdné, což má jeden důležitý efekt – snižuje to stres z objemu nevykonané práce.
- Rozvrhujte svůj čas. Uvědomte si, že e-mail není nástroj pro konverzaci v reálném čase. Pokud něco potřebujete vyřídit ihned nebo si vyjasnit, komunikujte jinými kanály. Vytvořte si také časový rozvrh pro to, kdy budete kontrolovat příchozí poštu. Zbavíte se tak nutkání prohlížet e-maily po celý den a dočkáte se i toho, že některé věci se vyřídí dříve, než si je přečtete. Postupně pak naučíte i ostatní lidi, aby se vám přizpůsobili. Budou například vědět, že kontrolujete e-maily ráno, nebo večer a podle toho vás kontaktovat. V čase, který si na e-maily vyčleníte, byste neměli dělat nic jiného a tím se budete i lépe soustředit.
- Používejte e-mail jako funkční nástroj. Pokud jste se přistihli, že denně sedíte u počítače a čekáte na příchozí e-maily, měli byste se tohoto zlozvyku zbavit. E-mail je primárně funkční nástroj, užitečný pro větší skupiny lidí, kteří se nemohou setkat, pro dokumentaci nebo komunikaci na velkou vzdálenost. Neslouží ke komunikaci v reálném čase. Místo čekání na zprávy si raději domluvte osobní schůzky a lépe zorganizujte svůj čas.
- Neděkujte najednou. Pozitivní osobní uznání je důležitou složkou motivace a budování vztahů. Jestliže e-mailem vyjadřujete poděkování, děkujte vždy každému konkrétnímu člověku zvlášť. Poděkování zkopírované více lidem vysílá signál, že není příliš důležité.
- Pište jasně a stručně. Efektivní e-mail by měl být stručný. V některých situacích stačí jako odpověď jen jednoduché „ano“ nebo „ne“. V jiných je naopak třeba být přesnější, aby se nepřehlédly některé důležité souvislosti. Vždy vytvářejte zprávy s ohledem na obsah, sdělení a příjemce.
-kk-