Podobně jako ostatní formy komunikace má i e-mail své problémy se zkratkami, slangem, žargonem či prostou hloupostí. Než tedy stisknete tlačítko odeslat, zapřemýšlejte. Bombardovat lidi okolo vás e-maily je jednoduché, otázka je, jaké výsledky to přináší. Článek proto shrnuje desatero rad, jak správně zacházet s elektronickou poštou, zvláště v zaměstnání.
- Pozor na oslovení. Květnaté oslovení není nutné. Důležitější je zkontrolovat, zda správně uvádíte jméno člověka, kterému píšete. V případě jmen partnerů za zahraničí například často dochází k chybě, když si odesílatelé špatně vydedukují pohlaví adresátů nebo pořadí jednotlivých částí jejich jména.
- Budujte vztah. Vždy příjemce svého e-mailu pozdravte. Když odpovídáte na dřívější e-mail, navazujte na to, co již bylo napsáno. Lidé často posílají e-maily v rychlosti, aniž by se snažili udělat dobrý dojem, což je ale důležité zejména u příjemců, které dobře neznáte.
- Zvedněte telefon. Zamyslete se, zda není lepší nejprve se dané osobě představit telefonicky, zejména jde-li o zákazníka. Telefonická komunikace je osobnější než písemná.
- Pozor na počet příjemců. Je jedna věc, když omylem kliknete na položku „odpovědět všem“, když jste chtěli odepsat jen jednomu z původních odesílatelů zprávy. Další věc však je, když běžně píšete celé firmě, včetně ředitele, abyste se zeptali, kdo vám půjčí například nabíječku na mobil.
- NEPOUŽÍVEJTE VELKÁ PÍSMENA. V elektronické komunikaci to působí nepříjemně, jako byste křičeli.
- Dodržujte firemní formát. Zapomeňte na ozdobné či zábavné formátování zpráv a držte se doporučení zaměstnavatele. V obchodním styku nepoužívejte emotikony nebo nesrozumitelné zkratky a neposílejte vtipy. Jestliže byste svou zprávu nemohli vytisknout na firemní hlavičkový papír, neposílejte ji.
- Buďte struční. Pokud již musíte psát dlouhý e-mail, používejte oddělovače nebo odrážky. Shrňte nejdůležitější informace do prvního odstavce a případné doplňkové informace nebo dokumenty přiložte jako přílohu.
- Nepronásledujte adresáty. Pokud se nejedná o urgentní případ, dejte příjemcům svých zpráv 24 hodin na to, aby vám odpověděli. V naléhavých případech je obecně lepší zvednout telefon. Netelefonujte však proto, abyste se zeptali, zda dotyčný dostal e-mail, který jste poslali před třemi minutami.
- Zamyslete se před odesláním. Ujistěte se, že odesíláte svou zprávu správnému člověku. Než někomu pošlete kopii, rozmyslete si to.
- Komunikujte, nekažte. Jakmile máte před sebou něco diskutabilního, co by mohlo někoho rozrušit nebo vyvolat hádku, raději to řešte telefonicky.
-kk-