E-mail je dnes zcela běžnou formou obchodní komunikace, přesto jej řada lidí stále neumí správně používat. Měli byste si uvědomit, že je třeba dodržovat určitá etická pravidla, abyste si zachovali profesionální image. Článek přináší 13 tipů.
- Jděte k věci. Buďte struční. Nikdo nechce číst dlouhé e-maily. Pokud toho chcete hodně sdělit, poslat záznam, dopis nebo další detaily, využijte k tomu přílohy nebo odkaz na příslušné webové stránky.
- Nenechte lidi čekat na odpověď. Odpovídejte co nejdříve. Dobré pravidlo zní nečekat s odpovědí déle než 24 hodin.
- Odpovězte na všechny otázky. Reagujte na všechny otázky, které jsou vám kladeny i ty, které váš e-mail může u příjemce vyvolat.
- Nepište pouze malými nebo velkými písmeny. Velká písmena působí, jako byste křičeli a v malých se špatně orientuje a vypadají negramotně.
- Vytvořte smysluplný, ale krátký předmět zprávy. Příjemce se rozhoduje právě na základě předmětu, zda bude váš e-mail číst. Pokud přijímá e-maily na mobilním telefonu nebo PDA, nemusí příliš dlouhý předmět vidět.
- Nepoužívejte funkci „odpovědět všem“, pokud skutečně všichni vaši odpověď nepotřebují. Změňte si nastavení e-mailové schránky, aby vám tuto možnost automaticky nenabízela. Výběr odpovědi všem pak bude vyžadovat krok navíc a tím získáte i prostor na přemýšlení, zda je to opravdu nutné.
- Šetrně používejte funkci „kopie“. Ujistěte se, že se váš e-mail dostane do rukou jen těm příjemcům, pro které má nějaký význam.
- Neposílejte řetězové dopisy a viry. Tyto položky nejen zahlcují mailové servery, ale mohou i zastavit vaší práci.
- Používejte kontrolu pravopisu a gramatiky. To je pravidlem pro jakoukoli obchodní komunikaci. Buďte také opatrní při použití akronymů, kterým nemusejí všichni rozumět.
- Nepoužívejte e-mail k řešení důvěrných informací. Nikdy nevíte, komu se může dostat do rukou.
- Dávejte pozor na použití HTML a příloh. Ne každému to vyhovuje. Některé e-mailové nástroje dokonce HTML nečtou a některé servery blokují HTML i velké přílohy.
- Nezapomeňte na podpis a kontaktní údaje. Uveďte svou pracovní pozici, firmu a telefonní číslo. To, že znáte něčí jméno a e-mailovou adresu, ještě neznamená, že on si pamatuje, kdo jste vy.
- Vždy zprávu zkontrolujte, než ji odešlete. Kontrola pravopisu nemusí odhalit všechny chyby. Ujistěte se, že vaše zpráva je jasná a drží se profesionálního tónu.
-kk-