Několik důvodů, proč byste se měli při e-mailové komunikace vyhýbat častému používání možnosti „odpovědět všem“ a funkci „přeposlat“:
- Nebuďte firemní rozesílatel spamu. Pokud vás někdo požádal, abyste přeposlali e-mail a nejste si jisti, kdo všechno je zamýšlený příjemce, možná jste nabyli domu, že je v pořádku zaslat jej každému, kdo by mohl ve věci mít, co říci. To je ale omyl. Vaši kolegové nemusí vědět, kdo by měl na základě vaší zprávy dále jednat, a tak jej přepošlou dál ještě většímu počtu osob, a zapříčiní tak další zmatek.
- Neposkvrňte image vašeho nadřízeného. Pokud vás například nadřízený e-mailem požádá, abyste promluvili s jistým kolegou o jeho problému, tupé přeposlání zprávy je v tomto případě nevhodné. Pokud nemáte výslovné povolení, neforwardujte nic, co bylo zasláno pouze vám. Raději přefrázujte původní zprávu v neutrálním a diplomatickém stylu, nebo tlumočte vše telefonicky nebo osobně.
- Vyhněte se řešení sporů. Pokud chováte vůči některému z kolegů nevraživé pocity, uvědomte si, že zaslání byť jediné hanlivé, urážlivé nebo obscénní zprávy může vyústit v penalizaci pro vás i vaši organizaci.
-av-