E-mail je při práci výborný nástroj pro informace a potvrzování. Horší je to však s přesvědčováním a emocemi. Důležité je proto dodržovat etická pravidla. Pamatujte si, že e-mail je něco mezi neformálním telefonátem a formálním dopisem. Na rozdíl od telefonátů se však velmi snadno archivuje. Vyhýbejte se proto všemu, co by vás mohlo v elektronické komunikaci zdiskreditovat. Začněte u slangu, nevhodných komentářů, vykřičníků a velkých písmen.
- Dobře zvažujte i příjemce, kterým posíláte své zprávy. Kdo to opravdu potřebuje vědět? Ujasněte si pravidla pro rozesílání hromadných e-mailů a kopií.
- Pokud příjemce opravdu dobře neznáte, vynechejte humor a sarkasmus.
- Je-li příjemce blízko či ve stejné kanceláři, šetřete svůj i jeho čas a použijte ústa.
- Nikdy neposílejte e-maily v rozčilení. Nejprve se uklidněte a zvažte efektivnější možnosti řešení problému.
- Používejte jasné předměty zpráv.
- Držte se obchodních věcí, neposílejte osobní e-maily a nepomlouvejte.
- Než zprávu odešlete, přečtěte si ji a podívejte se na to, jak vyznívá z pohledu příjemce.
- Nepřikládejte objemné přílohy.
- Buďte obezřetní při kritizování druhých v e-mailech.
- Neoznačujte všechny e-maily jako důležité. Příjemci je pak přestanou za důležité považovat.
Pro čtení e-mailů si vyčleňte dva až tři časové úseky v průběhu dne. Vypněte si funkci okamžitého oznamování příchozích e-mailů. Nechtěné zprávy pravidelně odstraňujte. V případě složitého tématu zvažte telefonát nebo osobní schůzku. Když budete několik dní mimo kancelář, zapněte si automatickou odpověď v nepřítomnosti, která nabídne kontakt na vaše kolegy.
Pamatujte si, že čím více e-mailů odešlete, tím více jich dostanete. Pokud tedy chcete změnit způsob, jimž lidé komunikují, začněte u sebe.
-kk-