E-mail je výborný nástroj pro rychlou a efektivní komunikaci. I tak jej však můžeme používat špatně. Důležité je uvědomit si, že e-mail není dialog. Je to nástroj pro sdílení informací.
- Potřebujete-li o něčem diskutovat, nevolte e-mail. V případech, kdy potřebujete slyšet názor druhé strany, vidět řeč těla nebo vyjednávat, není e-mail nejvhodnějším komunikačním prostředkem.
- Pokud budete potřebovat poradu, opět nepoužívejte e-mail. Lidé často používají e-mail k diskusím o věcech, které by se mnohem lépe vyřešily na poradě nebo prostřednictvím telekonference. To může být velmi frustrující a neproduktivní.
- Zvažte spíše celkovou dobu transakce než krátké časové úseky potřebné k odeslání jedné zprávy. Pokud celkový čas nutný k vyřízení záležitosti bude kratší po telefonu, telefonujte. Lidé mluví téměř čtyřikrát rychleji, než píší.
- Pamatujte si, že e-mail a emoce nejdou dohromady. Citlivé věci, emocionální odpovědi ani konstruktivní kritika do e-mailu nepatří. E-mailovou komunikaci lze totiž snadno špatně interpretovat.
-kk-