Pokud se vám zdá, že vy nebo vaši zaměstnanci trávíte příliš času vyřizováním e-mailů, nejste sami. Článek proto radí, jak usměrnit práci s elektronickou poštou.
- Berte e-mail jako nástroj pro udržení kontaktu. Neměli byste jej považovat za prostředek urgentní komunikace. I když dokáže výborně posloužit k tomu, aby člověk zůstal informovaný, cokoli, co potřebujete vyřídit do 90 minut, byste měli řešit prostřednictvím telefonu nebo osobně.
- Rozvrhněte si čas pro příjem e-mailů. Když se rozhodnete přijímat příchozí zprávy každých 90 minut, nebo dokonce každé dvě hodiny, lépe si zorganizujete svou práci a zbavíte se nutkání neustále kontrolovat novou poštu.
- Stanovte si pravidla. Řada e-mailových programů umožňuje zautomatizování pravidel zacházení s příchozí poštou. Můžete si tak například nechat zprávy umisťovat automaticky do příslušných složek.
- Používejte okno s náhledem. Většina e-mailových programů umožňuje prohlížení zpráv v oknu s náhledem. To vám umožní prohlédnout si obsah zprávy bez toho, abyste na ni museli klepat myší a otevírat ji. Každá vteřina se počítá.
- Hlavní sdělení umístěte do prvních dvou vět. Čtenářům vašich zpráv to pomůže rychle zjistit, o čem zprávy jsou. Příliš mnoho lidí stále umisťuje hlavní sdělení až na konec e-mailu.
- Vytvářejte specifické předměty zpráv. Tím, že uvedete detailní informace již v předmětu e-mailu, umožníte příjemcům správně si rozčlenit práci. Většina lidí má tendenci používat obecné předměty jako například „Úterní porada". Zpráva však bude efektivnější, napíšete-li do předmětu: „Přineste přiložené podklady na úterní poradu".
-kk-