Všichni jsme bylin na poradách, které nezačaly včas, protáhly se nebo se zcela odchýlily od původního tématu. Jakmile se však toto stane, účastníci začnou přemýšlet o tom, co jiného a efektivnějšího by mohli dělat místo takové porady.
V čem tedy spočívá tajemství angažující a výsledky řízené porady, která se bude držet svého rozvrhu a jejíž účastníci budou motivovaní?
- Vytvořte agendu, aby účastnici mohli přijít připraveni.
- Požádejte dobrovolníka, aby se ujal kontroly dodržování časového rozvrhu. Dejte mu za úkol upozornit vás, bude-li některá z položek agendy přesahovat vymezený čas. Vy se pak můžeet soustředit jen na obsah.
- Začněte i skončete včas. Držte se jednotlivých položek agendy a minimalizujte hovory o jiných tématech.
- Zaveďte základní pravidla pro efektivnější porady, včetně toho, že vždy bude mluvit jen jeden člověk.
- Rotujte vedoucí porady, abyste zlepšili manažerské dovednosti členů svého týmu a zároveň je více zapojili.
- Dosahujte souhlasu s řešeními.
- Na konci každé porady požádejte účastníky o hodnocení efektivity tohoto setkání a nápady, jak celý proces zlepšit.
-kk-