Ať už firmy preferují při komunikaci se zákazníky jakékoli médium, médiem, kterému velmi rychle začínají dávat přednost samotní zákazníci je nepochybně e-mail. Firmy všech velikostí se proto musí připravit na poskytování kvalitních služeb zákazníkům prostřednictvím elektronické pošty. Potřebují proto dostatečné prostředky pro rychlé a přesné vyřizování zákaznických požadavků a vybudování pevných a trvalých vztahů se zákazníky. To jim poskytne jakákoli e-mailová aplikace, naučí-li se elektronickou poštu správně používat.
Tradiční způsob využívání elektronické pošty ve firmách postrádá jakoukoli strukturu pro úspěšné řízení vztahů se zákazníky. Každý zaměstnanec má na svém počítači jistý software, jehož prostřednictvím on sám individuálně komunikuje se zákazníky. E-mailová komunikace je však na takovém pracovišti rozptýlená mezi počítači jednotlivých pracovníků, je izolovaná a neexistuje tak žádný způsob pro řízení, zjednodušení či standardizaci vyřizování zákaznických požadavků. Vhodné je proto pořídit si speciální software pro řízení e-mailové komunikace (Email management software).
Software pro řízení e-mailové komunikace nabízí firmám při řízení vztahů se zákazníky mnoho výhod. Hlavní výhodou je to, že ve firmě vytváří prostředí spolupráce a odstraňuje nutnost provádět neustálé kontroly jednotlivých pracovníků. Toto jsou některé další výhody:
- vytváření front e-mailové komunikace s konkrétními zákazníky a konkrétních e-mailových složek,
- centralizovaná znalostní základna,
- standardizace firemní e-mailové politiky,
- archivace veškeré komunikace se zákazníky,
- možnost generování zpráv a vytváření analýz,
- přístup nejen z firemního počítače, ale i z webu.
Article source CRM Today - Customer Relationship Management (CRM) news