V roce 2015 vyjdou očekávané revize norem ISO 9001 a ISO 14001, jimiž se LRQA začala zabývat už v roce 2013. Co to pro společnosti znamená?
Probíhající revize normy ISO 9001 je nejzásadnější změnou od poslední významné revize z roku 2000. Po 15 letech se samozřejmě mnohé změnilo, jak ve struktuře organizací, které mají systém podle požadavků normy zavedený, tak ve světě businessu. Změny v revizi zmíněné normy, která má vyjít v roce 2015 tedy budou opravdu výrazné, avšak konkrétní důsledky pro jednotlivé společnosti se budou lišit v závislosti na současném stavu jejich systému managementu, zda má organizace zaveden systém řízení rizik, zda jsou implementovány také jiné systémy managementu jako bezpečnost práce, bezpečnost informací apod.
Z tohoto důvodu také naše vzdělávací programy k revizím strukturujeme flexibilně, aby každý mohl zvolit téma, které je relevantní právě pro situaci ve své organizaci.
Proč jste vůbec začali s osvětou tak brzy? Byl už v té době zájem o informace k plánovaným změnám?
V průběhu vývoje nového standardu nebo během revize vždy zaznamenáváme zvýšený zájem o novinky a informace a řada klientů se o vývoj ve standardech aktivně zajímá už ve fázi comittee draftu (CD), tedy jakéhosi předběžného návrhu. Vzhledem k vydání Annexu SL byly již v prvotní fázi návrhu normy známy zásady, které bude tato norma obsahovat a firmy tak mohly získat orientaci, jakým směrem budou koncipovat své plány přechodu na novou revizi.
Již od roku 2013 s klienty pracujeme na zakázkových kurzech, které jsou zaměřeny hlavně na nové zásady představené Annexem SL a ve stejné době jsme také zaznamenali velký zájem o naše informativní semináře k této problematice. Očekáváme však, že největší zájem o informace nastane po zveřejnění draftů a finálních draftů obou mezinárodních standardů, k jejichž zveřejnění dojde v roce 2015.
Zmiňujete se o Annexu SL. Oč se jedná a jaké to má pro organizace důsledky?
Zmíněná Příloha SL direktivy ISO sebou přináší společnou strukturu (tzv: High level Structure), tedy základ pro ISO 9001 a pro revize dalších standardů systémů managementu. Znamená to, že u revidovaných a nově vydaných norem bude nová struktura kapitol s 10 společnými prvky a sjednocenou terminologií, která bude stejná pro všechny standardy managementu. Je třeba si uvědomit, že tato struktura bude platit pro většinu standardů, a některé z nich již byly vydány, jako např. ISO 27001 pro systém bezpečnosti informací, což bude představovat jednoznačně výhodu v organizacích, které mají zavedeny více systémů managementu.
Navíc vzhledem k tomu, že již nelze do struktury Annexu SL zasahovat a v zásadě se dále nepředpokládají výraznější změny, doporučujeme klientům, aby s plánováním změn v systému neotáleli a začali již ve fázi vydání DIS - draftu mezinárodního standardu. U normy ISO 9001 byl milníkem květen 2014, kdy došlo k vydání draftu mezinárodního standardu. Dalším milníkem pak bude březen 2015, kdy bude publikován finální draft standardu. Odstartováním přechodového plánu v tomto období bude pro organizace znamenat dostatek času pro naplánování změn a jejich zavedení v pohodlném tempu.
Revidovaný standard ISO 9001:2015 je ohlášen konkrétně na září příštího roku. Znamená to pro organizace nutnost přejít na nové normy k tomuto datu?
Podle momentálních informací bude platit tříleté přechodové období stejně jako u předchozích revizí ISO 9001. Certifikované organizace by tedy měly mít 3 roky od vydání mezinárodní verze standardu pro přechod na novou normu. Některé organizace k tomu využijí recertifikační audit, který probíhá jednou za tři roky. Ostatní organizace, které budou chtít být mezi prvními držiteli certifikátu podle revidované normy, mohou využít speciální návštěvy auditory nebo kontrolní návštěvy. To jsou některé z možností, které ale budou ještě upřesněny v pozdější fázi před zveřejněním finální verze normy ISO 9001.
V současné době je možné získat mnoho informací o obou plánovaných revizích také na internetu. Jaký přínos může mít pro klienta účast na vašem půldenním školení shrnujícím připravované změny, které se bude konat už 12. srpna 2014 v Praze?
Jednoznačnou výhodou je zde možnost interakce s lektorem a ostatními účastníky. To je něco, co nezískáte pouhým sledováním vývoje na internetu. Naši lektoři jsou praktikujícími auditory, a největší přidanou hodnotou na seminářích je právě jejich reakce na zcela konkrétní dotazy účastníků, interpretace požadavků a konkrétních situací u klientů. A to je další výhoda seminářů - účastníci jsou z různých odvětví, z firem různých velikostí. Na školeních mají možnost poznat různé pohledy různých firem, prodiskutovat, co budou změny znamenat pro ně a vzájemně konfrontovat své pohledy. Zkrátka inspirovat se.
Navíc jsme v rámci našeho vzdělávacího cyklu připravili sérii dalších školení, která nabízejí specifičtější zaměření problematiky, kde si každý z účastníků jistě vybere to, co právě potřebuje.
Jelikož kurzy k revizi ISO 9001 již nějakou dobu probíhají, v jakých směrech týkajících se těchto norem pociťujete největší zájem klientů o informace?
Vedle diskusí k interpretaci konkrétních požadavků se firmy zajímají zejména o časový harmonogram revizí, kolik času budou mít na přípravu přechodových plánů a kdy s plánováním přechodu začít.
Velký zájem vyvolává například také oblast řízení rizik a příležitostí, která je novou zásadou začleněnou na základě Annexu SL. Mnohé organizace již mají tento systém zaveden, jinde však bude zapotřebí jej nově začlenit. Klienti se zajímají, jak bude tato problematika chápána a auditována našimi auditory.
Je tento zájem obdobný i u změn v normách ISO 14001 týkajících se environmentálního managementu?
Jednoznačně. ISO 14001 patří spolu s ISO 9001 k nejpoužívanějšímu standardu a vidíme to i na zájmu našich klientů o vzdělávací aktivity, které jsme naplánovali právě v souvislosti s požadavky ISO 14001.
Problematiku ISO 14001 jsme začlenili do seminářů, na kterých představujeme hlavní vývoj a změny v normách. Pro klienty, kteří mají zaveden ISO 14001, jsme připravili jak intenzivní jednodenní školení pro manažery, kteří budou mít na starosti přímo implementaci požadavků, tak speciální školení pro zvýšení kvalifikace interních auditorů, která jsou nedílnou součástí našeho vzdělávacího cyklu k revizím obou norem.
Mnoho aktuálních otázek však ještě vyvstane nyní v červenci, kdy aktuálně došlo k vydání draftu ISO/DIS 14001:2014.
Máte už nyní pocit, že přechod v některých oblastech nemusí být tak plynulý a firmy mohou mít mnoho otázek?
My tyto změny vnímáme optimisticky. Navíc z dosavadních ohlasů na seminářích vidíme, že firmy přijímají návrhy také pozitivně a jejich začlenění do systému vnímají jako krok dopředu. Co se týče nových požadavků, nebo těch blíže specifikovaných, řada otázek vzniká v nové oblasti leadershipu začleněné do revize, a to ohledně posílení role vrcholového managementu při tvorbě a podpoře efektivního fungování systému. Je definováno více oblastí, kde musí vrcholový management prokázat svou angažovanost, jako např. při integraci požadavků systému managementu do business procesů organizace, podporovat povědomí o procesním přístupu, zabezpečit, že systém dosahuje plánovaných výsledků. Dotazy se ale množí také směrem k již zmíněné nové oblasti řízení rizik.
Jaké další kroky by měly organizace podniknout po absolvování školení?
Doporučujeme projít si podrobně požadavky návrhu standardu DIS a zaměřit se nejprve na prvky normy, které jsou kompletně nové nebo modifikované. To jsou oblasti, které budou určitě figurovat v přechodových plánech na novou normu.
Také je potřeba zajistit komunikaci o změnách v rámci společnosti, to znamená zajistit, že všichni manažeři kvality a interní auditoři rozumí Annexu SL a dopadům, který má na nově vydávané standardy. Při vytváření formálních plánů přechodu na novou normu je také důležité zahrnout top management.
V tomto ohledu nabízíme firmám tzv. Rozdílovou analýzu, při které naši auditoři zjistí, do jaké míry odpovídá současný stav systému navrhovaným požadavkům. Rozdílová analýza tedy identifikuje oblasti, ve kterých se organizace liší od návrhu standardu a závěry lze potom použít jako vstupní informace při rozhodování o dalším nastavení systému.
Kromě sledování zpráv vydávaných mezinárodní organizací pro standardizaci ISO k jednotlivým fázím vývoje standardu, mohou firmy sledovat také naše internetové stránky, kde zveřejňujeme řadu novinek k vývoji norem. Změna není nikdy jednoduchá a my jí chceme našim klientům maximálně ulehčit. Nacházíme se totiž v období, kdy do vydání finální verze standardu zbývá zhruba jeden rok, a to je ideální čas k tomu začít vytvářet formální plány přechodu a zahrnout do jejich plánování všechny zúčastněné strany. Manažeři kvality, interní auditoři a samozřejmě vrcholové vedení. Ti všichni by měli mít potřebné informaci již od začátku.
Na 11. září letošního roku připravujete již tradiční LRQA Forum. Můžete stručně představit klíčová témata ročníku?
Letošní ročník je zaměřen na jedno z hlavních témat revizí norem - řízení rizik a příležitostí. Přednášející z řad našich klientů představí praktické možnosti implementace řízení rizik do každodenního chodu organizace. V letošním ročníku se povedlo oslovit opravdu výjimečné přednášející a podnětný bude jistě i vlastní pohled auditorů, kteří se ke změnám vyjádří. Každého tedy srdečně zvu.
Kateřina Vrátilová vystudovala Vysokou školu ekonomickou v Praze s vedlejší specializací na management kvality. Ve společnosti Lloyd’s Register EMEA pracuje nyní již devátým rokem v současné době na pozici Client Training Specialist, kde má na starosti komplexní podporu a organizaci vzdělávacích aktivit a plánů. Mimo pracovní aktivity ji baví také běh a studium francouzštiny, kterému se aktivně věnuje.