Firma se chystá pořádat vzdělávací akci nebo konferenci. Kde začít?
Při zadání doporučuji připravit podrobný rozpis zajištění všech i zdánlivě nepotřebných organizačních úkolů. Ne nadarmo se říká, že připraveným štěstí přeje. Základní oblasti úkolů lze rozdělit do 5 skupin:
1. skupina - záměr firemní akce, její cíl, pozvání přednášejících, účastníků a hostů, stanovit počty účastníků, délku akce, připravit pozvánky, materiální zabezpečení, doprovodný program apod.,
2. skupina - určení data konání, vytipování vhodného zařízení, určení předběžného rozpočtu, zajištění vlastními silami nebo profesní firmou,
3. skupina - vypracování podrobného časového harmonogramu, určení pracovních, komunikačních a ostatních prostor, technické a personální zabezpečení,
4. skupina - související služby - gastro, doprovodný program, ostatní,
5. skupina - vyhodnocení, zabezpečení závěrečných materiálů, vyúčtování.
Všechny skupiny by bylo nutné podrobně rozebrat a objasnit, což není cílem tohoto rozhovoru. Spíše bych zde zdůraznil několik úkolů z 2., 3. a 4. skupiny.
Jaké zásadní kroky tedy doporučujete?
Svěřit organizaci celé akce specializované profesní firmě nebo hotelu, který je svým zaměřením orientován na kongresové akce. Naše společnost - EuroAgentur Hotels & Travel, a.s. - má tu výhodu, že spojuje v rámci jedné firmy oba dva segmenty - přípravu v cestovní agentuře, v její kongresové části a provoz v rámci hotelového řetězce.
V případě, že organizaci akce vezmete na svá bedra, musíte si udělat naprosto jasnou představu o celé připravované akci, skloubit všechny organizační požadavky a zarezervovat vhodné zařízení. Ve velkých a k tomuto účelu vybudovaných zařízeních jsou vám k dispozici vyškolení zaměstnanci, kteří vás rádi provedou příslušnými prostory, poradí v oblasti technického zabezpečení a gastro služeb. Tím ale jejich práce končí a je na vás, abyste ostatní rozhodnutí a přípravu zajistili sami.
Jak by měly firmy postupovat při výběru zařízení pro své akce?
Vytipování vhodného zařízení je možné z několika zdrojů. Jedním z nich je projít místa konání podobných akcí a oslovit ta zařízení, kde již nějaké akce, o kterých víte, proběhly. Dalším zdrojem jsou specializované materiály a průvodce, které jsou běžně dostupné. Jedná se o tištěné seznamy např. Hotel Guide, Místo setkání, Katalog kongresových prostor apod., nebo internetové portály www.travelguide.cz, www.vaseakce.cz, www.meetings.cz apod.
Při výběru zařízení je nutné dopředu znát vlastní předpokládanou cenovou kalkulaci, dále kapacitu, dostupnost a dopravní obslužnost, ubytování, doprovodný program a další. Cenová kalkulace může být složená z jednotlivých cen za každou službu nebo sestavená jako balíček služeb. Technické zabezpečení akce je dalším důvodem pro velmi citlivý výběr zařízení vzhledem k novým moderním technologiím a jejich případným instalacím (vysokorychlostní internet, konferenční vstupy, překladatelské kabiny, výstupy závěrečné zprávy apod.)
Dalším důležitým úkolem je sestavení časového rozvrhu akce. Na co by si při tom firmy měly dát pozor?
Časový harmonogram akce je nutné zpracovat do nejpodrobnějších údajů v souvislosti s komplexním zabezpečením akce a především pronájmem, ale i s vlastní přípravou a následným ukončením, popř. doprovodným programem. Harmonogram vás může zaskočit i v takové banální otázce, že např. hotel je plně obsazen a pokud účastníci konference nepřijdou včas na snídani, může se váš program naprosto zhroutit třeba i o hodinu. I na takovéto maličkosti je nutné si dávat pozor. Při sestavování harmonogramu, například při hromadných přesunech, je proto třeba všechno časově ověřit a vyzkoušet.
Pak přichází na řadu potřeba gastronomického zabezpečení akce, výběru konkrétních vhodných prostor či doprovodného programu.
Otázka gastronomického zabezpečení je na vaší představě, rozpočtu a možnostech zařízení. Obvykle jsou vypracovány gastro nabídky na všechny druhy poptávaných služeb od coffeebreaků až po rauty a recepce. V zásadě záleží jen na cenové relaci, složení účastníků a představě či potřebě akce. Vhodné prostory a související komunikační a ostatní prostory jsou neméně důležité z důvodu přehlednosti, pracovního nasazení ale i krátkodobého odpočinku a relaxace. Doprovodný program hraje velmi důležitou roli v atraktivnosti pořádané akce, úspěšnosti pozvání účastníků a prestižním hodnocení.
Na co je třeba se soustředit v rámci technického a personálního zabezpečení firemní akce?
Technické zabezpečení je nutné připravit od dopravních prostředků, vybavení komunikačních a hlavních prostor, technického vybavení souvisejícího s hlavním tématem akce, expozice, prezentace až po mobilní a osobní spojení, tištěné a webové materiály apod. Otázka personálního zabezpečení spočívá v dostatečném množství hostesek a technického personálu pro zajištění možnosti doprovodů, podání informací a dalších služeb.
Dokázal byste formulovat nějaké univerzální pravidlo, jak uspořádat úspěšnou firemní akci?
Tento částečný nástin je pouze informativním vodítkem pro možné rozhodování a sestavení základních informací pro pořádání firemních akcí. Pamatujte, že každá akce je specifická a neopakovatelná, čím je originálnější, tím vás více bude bavit její příprava a realizace.