Jaké velikosti dosahuje ŠKODA AUTO?
Firma ŠKODA AUTO působí celosvětově, vyrábí ve více než 12 lokacích a zaměstnává přes 45.000 zaměstnanců. (Údaje jsou platné ke konci roku 2022, pozn. redakce.)
Jaká je vaše role ve struktuře firmy a co je ve vašich kompetencích?
Mám na starosti digitalizaci personálních procesů, vymýtit papír, zvýšit transparentnost komunikace, zjednodušení procedur a implementaci služby SEL (Self-Service Employee) nejen v oblasti personalistiky. Do mé kompetence spadají také témata spojená s ochranou závodu a péčí o zdraví zaměstnanců, což mi poskytuje široký záběr pracovních záležitostí.
Zmínil jste motivaci a důvody, proč jste se rozhodli digitalizovat. Jak podporuje digitalizaci top management společnosti?
Digitalizace, ať už externí, tak i interní, je jedním z pilířů naší strategie, takže všichni si uvědomují, že bez digitalizace, robotizace a řekněme vzdálené samoobsluhy, to prostě nepůjde.
Podívejte se na celý rozhovor Tomáše Pospíchala se Zbyňkem Prokopem
Jaké byly požadavky ŠKODA AUTO na digitalizaci personálního řízení při výběru systémového řešení?
Na jednu stranu jsme dlouholetí uživatelé SAP, takže již přes 20 let jsme si vytvářeli personální procesy v digitální formě. Zároveň jsme ale hledali příležitost, jak to změnit, jak být efektivnější a hledali jsme best practices a vybírali jsme mezi různými řešeními, mezi nimiž byl právě SAP SucccessFactors, který se stal nakonec naší volbou pro implementaci.
A jaká byla vaše role v této implementaci?
Šlo víceméně o řízení projektu z pohledu celistvosti celé personalistiky. Naše portfolio má dnes desítky aplikací, takže jsme museli vyřešit, jak bude celý tento ekosystém fungovat.
Jedna věc je výběr řešení, druhá věc je, kdo to řešení do firmy zaimplementuje, jaké nároky měla ŠKODA AUTO na implementátora tohoto řešení?
Hledali jsme někoho, kdo má zkušenost s podobnými implementacemi a kdo se na nás nebude teprve učit. Potřebovali jsme někoho, kdo za sebou má úspěšné projekty implementací a dokáže pracovat s firmou naší velikosti a složitosti. Implementovat procesy pro společnost specializující se pouze na prodej je samozřejmě jednodušší než pro společnost, která zahrnuje výrobu, IT, personální záležitosti a mnoho dalších oblastí. Hledali jsme odborníka, který má praktické zkušenosti a mohl být průvodcem celým procesem.
V čem vidíte hlavní přínosy řešení, pro které jste se nakonec rozhodli? Byl SAP jediným kandidátem?
Nebyl jediným kandidátem. Zvažovali jsme také řešení implementace Workday, což stejně jako SAP SuccessFactors představuje komplexní řešení pro celý životní cyklus zaměstnance. My jsme na tom byli s digitalizací velmi dobře, ale měli jsme řadu izolovaných řešení, která byla oddělené v rámci životního cyklu zaměstnance. Bylo třeba tyto řešení spojit do jednoho celistvého systému. Implementace SAP SuccessFactors představovala jedinečnou příležitost pro rekonstrukci celého ekosystému, aniž bychom museli vše zcela přepracovat od základu.
Jak velký byl tým na vaší straně v rámci implementace a jak dlouho tato implementace trvala?
Implementovali jsme tři moduly pro nábor, pro onboarding a pro správu personálu. Náš tým tvořily desítky lidí, ať už plně dedikovaní na projekt, anebo případně v uvozovkách uvolnění z toho byznysu, který se podílel, jak na designu, testování a vlastně přípravě toho, aby se to mohlo uvést do života. Implementace prvních tří modulů nám trvala dva roky.
S čím jste se v rámci implementace museli vypořádat?
Na začátku jsme se snažili aplikovat zavedené postupy v HR celosvětově, ale brzy jsme zjistili, že to není tak jednoduché. Naše stávající procesy, které jsme vyvíjeli po mnoho let, byly přizpůsobeny specifickým potřebám naší organizace a staly se poměrně složitými. Přizpůsobení těchto procesů existujícímu systému bylo výzvou. Zpětně bych řekl, že pokud bych měl začínat znovu, bylo by třeba naše procesy značně zjednodušit. A pokud se rozhodneme pro nákup hotového řešení, měli bychom také akceptovat a pochopit základní principy, na kterých toto řešení stojí.
Byla v rámci implementace nějaká část, která byla obtížnější? Nebo naopak přinesla pozitiva, o kterých jste nevěděli?
Náročnou částí bylo určit, jak přesně nakonfigurovat nový proces, aby reflektoval naše stávající požadavky, ale zároveň byl více efektivní a snadno spravovatelný. Toto bylo velmi komplexní téma, ale současně máme prospěch z toho, že jsme implementovali celistvý systém, který spojuje tři moduly. Tato integrace nám ušetřila spoustu práce při přesunu dat mezi náborovým systémem a systémem pro personální agendu. Pokud bychom měli tento celý balík, byli bychom schopni získat ještě více výhod a úspor.
Je tady také lidská stránka věci, a to Change management, jak jste pracovali s tímto pojmem?
Rozhodně to bylo důležité téma, a vřele doporučuji všem, aby to nepodcenili personálně. Řekl bych, že jsme udělali malou chybu v tom, že jsme neměli úplně dostatek personálních zdrojů. Jak vlastně vysvětlit výhody nového systému? Vždy existuje interní rezistence. Trochu více jsme se spoléhali na externí podporu, ale nikdy to za nás neprovede kompletně. To je něco, co se nesmí podceňovat a bez toho to prostě nepůjde.
Co byste doporučil v roli mentora firmám, které o zavedení podobného řešení uvažují? Na co by měly dávat pozor, na co by neměly zapomenout?
Upřímně bych doporučil zapomenout na minulost a zaměřit se na současnost a budoucnost, na to, co SAP SuccessFactors přináší, na základy, na kterých stojí. Navázat na existující předpisy a osvědčené postupy, které byly vytvořeny pro modelovou společnost, a postavit na nich nový systém. Začít s prázdným plátnem a pokusit se vše upravit, aby vyhovovalo konkrétním potřebám, je zřídka úspěšný přístup. Důležité je také dát si čas a zajistit dostatečné kapacity pro řízení změn. Je nezbytné vysvětlit všem zaměstnancům, proč se provádí tato změna a jaký prospěch z ní bude, aby bylo jasné, že nové řešení je lepší než staré.
Co by měli chtít tyto společnosti od partnera, který s nimi tuto cestu bude procházet?
Řekl bych, že je důležité být upřímný ohledně toho, že lpění na starých způsobech, na které jsem byl zvyklý po dobu těch 20 let, znamená, že bych mohl ztratit některé výhody, které nový systém přináší. Technicky bude nový systém schopen provádět mnoho funkcí, ale může být nepříjemný a těžko srozumitelný z uživatelského hlediska. To by mělo být důležitým faktorem při rozhodování, zda přejít na nové procesy nebo trvat na těch starých.
SuccessFactors je poměrně robustní systém a málo firem využívá na začátku všechny moduly, které nabízí. Plánujete využívat nějaké další funkcionality, které jsou k dispozici?
Určitě máme v plánu implementovat celý balík SuccessFactors. Od samého počátku jsme chtěli pracovat s celým balíkem. Nyní nás čeká v rámci mateřského koncernu Volkswagen Group implementace celého balíku, což zahrnuje více než 600.000 zaměstnanců ve více než čtyřech stovkách entit po celém světě. Plánujeme provést tuto implementaci do roku 2025.
Co vás čeká v oblasti digitalizace obecně?
S ohledem na to, že jsme již digitalizovali mnoho dílčích procesů, uvědomujeme si, že máme určité výzvy v tom, jak zaměstnanci, zejména na dělnických pozicích, přistupují k našim systémům. Tito zaměstnanci nemají zkušenosti s firemními počítači a firemními telefony. Proto jsme dokončili rozsáhlý školicí program, během kterého jsme školili 22.000 dělníků v tom, jak se přihlašovat k našim službám a aplikacím. Toto opatření jim umožnilo získávat například výplatní pásky elektronicky, a tím eliminovat potřebu tisknout je a zasílat v papírové formě.