Vzhledem k tomu, že při plánování CRM projektu se mohou zdát ceny potřebného software odrazující, je pro podnik důležité přesně vědět, co všechno od budoucího programového vybavení požaduje. Čím přesnější specifikaci svých požadavků může předat dodavateli, tím lépe. Udržet předběžné ceny na co nejnižší úrovni vyžaduje metodický přístup při zpracovávání poptávek, vyhodnocování nabídek a prezentací. Konečná volba by měla padnout na dodavatele, který je schopen nejlépe vyhovět účelu projektu, a nikoliv na firmu, která vyprodukovala nekrásnější demoverzi. Nedostatečné vymezení konkrétních požadavků na projekt zůstává stále jedním z kamenů úrazu plánování CRM.
Řešení tohoto problému začíná již při nákupu. Firma by měla sestavit seznam záležitostí, které by měl CRM projekt řešit (zlepšení produktivity, návratnost investic…), a poté se ptát jednotlivých dodavatelů, jak jí mohou v tomto směru prospět. Dobré je získat také reference od zákazníků, kteří v minulosti řešili podobné problémy. Zkušební časově omezené demoverze programy jsou výborným nástrojem zpětné vazby, ale nemusejí být vhodným východiskem při rozhodování o nákupu projektu. Představu o schopnostech CRM aplikace si lze udělat tak, že kupující firma zpracuje rozvrh každodenních činností, které prověří flexibilitu celého systému.
Proces nabídek a prezentací není nutno zavrhovat, k získání představy o nejlepším řešení však není nutno zpravidla kontaktovat více jak tři firmy. V případě potřeby je možno využít služeb konzultantské společnosti nebo některého z průzkumů. Odborníci doporučují začít vypracováním seznamu funkcí, které CRM software musí nebytně obsahovat. (Měl by mít zhruba 15 otázek pokrývajících všechny specifické požadavky společnosti.) Po zúžení výběru dodavatele je možné počet otázek zvýšit.
Article source CRM Buyer - Server zabývající se oblastí CRM celkově - provozování, nákup systémů, zavádění atd.