První slova, která by ten, kdo vydává vaše tiskové prohlášení, měl vidět, je shrnutí klíčových informací (tzv. „pitch letter“) – tato část dokumentu by měla být tištěna černě, normalizovaným písmem, v ideálním případě na hlavičkovém papíře. Vyvarujte se neosobnosti, editoři to většinou nemají rádi. Další částí je samotné tiskové prohlášení. To by mělo detailně popisovat váš produkt či službu a nabízet dostatek zajímavých nových informací, aby umožnilo vydavateli vytvořit z něj článek. Tisk by opět měl být proveden černou barvou na hlavičkovém papíru.
Přiložte svoji vizitku obsahující jméno, titul, jméno společnosti, její adresu, telefon, fax a další případné způsoby, jimiž je možné vás kontaktovat (například elektronická pošta). Vizitku je možno připojit k úvodnímu shrnutí nebo k vlastnímu prohlášení (do levého horního rohu). Součástí tiskového prohlášení je také pojednání o zázemí firmy a stručná historie společnosti. Způsob tisku je stejný jako u prvních dvou částí dokumentu, jméno firmy by mělo fungovat jako titulek stránky – tzn. použít většího písma a umístit nahoru.
Fotografie produktů (pokud možno barevné) a prospekty jsou podpůrným prvkem – pomáhají při vytváření přesvědčivějšího dojmu. Certifikáty, osvědčení a doporučení od těch, kdo váš produkt již využívají a jsou ochotni mu dodat veřejnou publicitu, by měly zabírat jednu stránku – opět využijte hlavičkový papír. Část s technickými daty by měla obsahovat všechna podstatné informace o výrobku – např. váha, velikost, ceny, použité součástky a materiály… Deskám, v nichž je dokument doručen, prospěje jednoduchý a střídmý design – postačí třeba firemní logo ve dvou barvách.
Zdroj: Businesstown - Informace z marketingu, vedení firmy, řízení, personalistiky