Něco se nepovedlo a jako naschvál se o tom dověděla média. Zkuste následujících 10 kroků, aby vás pak podobná situace nepřekvapila:
1. Plán
Nepodceňujte přípravu a připravte si krizový komunikační plán. Negativní informace může mít velký vliv a média problémy a skandály milují, proto jim věnují velkou pozornost.
2. Připravte se na návštěvu
Přijde buď před centrálu, nebo nejlépe rovnou na „místo činu.“ Kde s nimi budete komunikovat – venku, nebo je pozvete do zasedací místnosti, kde uspořádáte tiskovou konferenci?
3. Připravte se na otázky
Zvládne váš mluvčí odpovědět na podrobné dotazy?
Raději nespoléhejte na management – bude mít i tak starosti s řešením problematické situace. Lepší je mít jednoho schopného člověka, který zvládne jakýkoliv rozhovor.
4. Zvažte zřízení speciální linky
Pokud jde o větší problém, vytvořte speciální telefonní číslo pro komunikaci s médii. Na ostatních linkách budete mít dost rušno v důsledku řešení krizové situace.
5. Vysvětlete problém
Zařaďte jej do kontextu ostatních událostí. Připravte si pro novináře materiály, které jim rozdáte.
6. Jednejte rychle
Mlčení se v takové situaci nevyplácí. I když třeba ještě není jasné, o jak rozsáhlý problém jde, urychleně se veřejně vyjádřete. Čím později budete reagovat, tím více bude stát veřejnost proti vám. Ztratíte i ten malý ostrůvek pevné půdy pod nohama, který jste měli při prvních náznacích problému.
7. Rozdělte si úkoly dříve, než se problém objeví
Zajistěte, aby PR bylo plně vybaveno pro krizovou komunikaci. Každý by měl znát svou roli pro případ, že začnou zvonit telefony. Pak už musí všechno perfektně šlapat.
8. Nebuďte otrokem krizového plánu
Každá krize je jiná, proto upravte krizový plán podle potřeby.
9. Pozor na sociální sítě
Pověřte konkrétní lidi, aby komunikovali přes sociální média. Tam se totiž jakékoliv spekulace šíří nejrychleji a „klasická“ média některé tyto informace přebírají. Právě proto je tato část komunikace tak důležitá.
10. Všechno musí jít jako po másle
Dokážete tohle všechno zařídit během několika minut, resp. před dalším vydáním denních zpráv? Vezměte médiím vítr z plachet a nedovolte jim přehánět a spekulovat.
-th-