We all may be a little tired of the endless stream of video calls and phone calls that at present are the main means of collaboration. Thus the rudeness of some colleagues can easily come to the surface.
If you've ever found yourself in that awkward situation where a team member has behaved rudely, here are some tips on how to deal with it.
Clear agenda and moderator
Discussing at a distance in large numbers, where everyone is given the chance to speak without interruption and the conversation flows fluently towards the goal, is a real art. For such a discussion to be genuinely productive and not end in stalemate, there needs to be a clear agenda with anticipated outcomes, a discussion leader, and a team of people who realise not everyone wants to express an opinion in advance or during the proceedings; some will prefer a brief comment at the end.
A moment of silence
This is quite simple: if the discussion is going in the wrong direction, pause and maintain a moment of silence. This will immediately reduce the tension in the group. You can also choose a specific mascot for such mass discussions: a quiet plush toy, which you always turn to in similar situations, or simply place it in front of the camera. Humour helps break down passions. When it is also an agreed signal that it is time to move the topic forward, everyone in the group will count on it.
Understanding
If someone is brazen enough to be rude, a direct confrontation will only escalate the situation. Try to understand the anger, but in a non-confrontational way. At the same time, make it clear that this form of expression is unacceptable. So speak calmly and avoid being trapped in a corner. If this does not defuse the situation, try to divert attention away from the aggressor and pay more attention to their victim.
Bias factors
Rudeness is about perception, context and culture. If you feel someone is being rude, you should try to understand why. There are different ways of providing feedback between cultures and the feedback label will vary greatly depending on whether you are talking to a colleague or client from the USA, Europe or Asia. Moreover, virtual meetings lack many visual stimuli and subtleties associated with body language and eye contact. Too often, participants cannot look into the lens and then into your eyes. This in itself can cause numerous misunderstandings. Keep calm, show empathy and breathe slowly. If some behaviour gives cause for concern, first consider whether some bias factors are at work.
-bb-
Jak se vypořádat s nepříjemným chováním kolegů během konferenčních hovorů?
Všichni už jsme možná tak trochu unavení z nekonečného sledu videohovorů a telefonátů, které jsou hlavními prostředky spolupráce v této době. Nerudnost některých kolegů tak může vyplout snadno na povrch.
Pokud jste se někdy ocitli v podobně nepříjemné situaci, kdy se některý ze členů týmu choval hrubě, zde je pár tipů, jak se s ní vypořádat.
Jasná agenda a moderátor
Diskutovat na dálku ve více lidech, kdy každý dostane příležitost vyjádřit se, nikdo neskáče do řeči a hovor plynule směřuje k cíli, je skutečné umění. Aby byla taková diskuze skutečně podnětná a neskončila patovou situací bez dořešení, je nutné nastavit si jasnou agendu s požadovanými výsledky, vlastníka diskuze a tým lidí, kteří chápou, že ne každý sdělí svůj názor předem nebo v průběhu, někteří dávají přednost shrnutí na konci.
Moment ticha
Je to docela jednoduché – pozastavte se a zachovejte chvíli ticha, pokud diskuze směřuje špatným směrem. Okamžitě snížíte napětí ve skupině. Můžete si také pro podobné hromadné diskuze zvolit konkrétního maskota – klidně plyšovou hračku, k níž se v podobných situacích vždy obrátíte, nebo ji jednoduše položíte před kameru. Humor pomáhá odbourat vášně. Když to bude zároveň domluvený signál, který značí, že je čas postoupit v tématu dále, každý ve skupině s tím bude počítat.
Porozumění
Pokud je někdo natolik drzý, aby byl hrubý, přímá konfrontace situaci jen rozvíří. Snažte se nalézt porozumění jeho hněvu, ale nekonfrontačním způsobem. Zároveň jasně ukažte, že je tento způsob vyjadřování nepřijatelný. Používejte tedy jemný jazyk a vyhněte se tomu, aby se ocitli v koutě. Pokud to situaci neuklidní, zkuste odvrátit pozornost od agresora směrem k jeho oběti a věnujte jí pozornost.
Zkreslující faktory
Hrubost je o vnímání, kontextu a kultuře. Pokud vnímáte, že je někdo hrubý, musíte se pokusit pochopit proč. Například existují různé způsoby poskytování zpětné vazby mezi kulturami. Pokud mluvíte s kolegou nebo klientem z USA, Evropy nebo Asie, etiketa zpětné vazby je velmi odlišná. Virtuálními schůzkami se navíc ztrácí mnoho vizuálních podnětů a jemností kolem řeči těla a očního kontaktu. Příliš často se účastníci nedokáží podívat do objektivu a následně do vašich očí. To může způsobit řadu nedorozumění samo o sobě. Zachovejte klid, projevte empatii a dýchejte pomalu. Pokud se vám nějaké chování nezdá, zkuste se nejdříve zamyslet, zda za to nemohou jiné zkreslující faktory.
-bb-