Time management, in other words effective organisation of time and work, is a key skill of any employee in any given field. This article looks at the principles and pillars of effective time management, and how to educate subordinates on improving productivity, making their work simpler and feeling less stress.
The "SMART" method of goal-setting
As The Muse states, no effective time management can do without properly established goals. Every employee must describe in writing the goals they want to achieve, and they need to define these using the "SMART" method, according to which aims must be specific, measurable, achievable, relevant, and time-bound.
Setting priorities
No one is able always to finish everything, which is why correctly setting up priorities is extremely important in organisation of work. Teach your individual subordinates a system they can use to prioritise their tasks.
Planning of work
Planning is the be-all and end-all of time management. You should not be deciding randomly what tasks you will be dealing with; instead, you need to have a plan from the start of your working day, knowing what you want to work on and what tasks you want to manage.
Delegation of work
Work delegation is one of the most effective yet neglected and frowned upon tools of time management. Teach your subordinates to delegate work to one another via a transparent and fair system that will not cause any tension.
Task management
Another crucial pillar of successful time management is a functional system of task management: listing tasks, prioritising them, deleting after completion, and shuffling them around. Do not underestimate the importance of task management and teach your subordinates to use one of the many software tools available for this purpose.
-mm-
Jak vypadá efektivní time management – a jak ho naučit své podřízené
Time management, tedy efektivní organizace času a práce, je klíčovou dovedností pracovníků v jakékoliv myslitelné oblasti. V dnešním článku se podíváme, na jakých základních principech a pilířích efektivní time management stojí a jak tedy můžete své podřízené vzdělávat v tom, jak navýšit svoji produktivitu, ulehčit si práci a méně se stresovat.
Nastavování cílů metodou „SMART“
Jak uvádí The Muse, žádný efektivní time management se neobjede bez správně nastavených cílů. Každý zaměstnanec si musí určit a napsat, čeho chce vlastně svojí prací dosáhnout, a tyto cíle definovat pomocí metody „SMART“ - cíle tedy musí být konkrétní (specific), měřitelné (measurable), dosažitelné (achievable), relevantní (relevant) a časově ukotvené (time bound).
Určování priorit
Nikdo nemůže stíhat vše a správné určování priorit je tedy při organizaci práce nesmírně důležité. Naučte své jednotlivé podřízené systém, podle kterého mají určovat priority svých úkolů.
Plánování práce
Alfou a omegou time managementu je plánovat si práci. Tedy nerozmýšlet se v danou chvíli náhodně, čemu se budu věnovat, ale mít už na začátku pracovního dne jasno v tom, na čem chci pracovat a co vše chci stihnout.
Delegace práce
Delegování práce je jedním z nejefektivnějších, ale také nejopomíjenějších a nejzatracovanějších nástrojů time managementu. Naučte své podřízené předávat si navzájem práci podle určitého transparentního a spravedlivého systému, který nebude dávat vzniknout žádným rozepřím.
Organizace úkolů
Nemálo důležitým pilířem úspěšného time managementu je funkční systém organizace úkolů – jejich sepisování, prioritizace, odškrtávání a přesouvání. Nepodceňujte práci s úkoly a naučte své podřízené využívat některý z mnoha softwarových nástrojů task managementu.
-mm-