-mm-
V projektovém řízení se používá termín „scope creep“. Ten označuje situaci, kdy projekt „uhne“ ze své vytyčené cesty a začne se v něm řešit i věc nebo úkol, které jsou už za hranicí jeho zamýšleného rozsahu. Tento problém sebou samozřejmě nese zvýšení nákladů i nadbytečné vynaložení energie a zdrojů. Jedním z nejdůležitějších úkolů projektového manažera proto je zajistit, aby k nabobtnání projektu nedošlo a aby byl udržen ve stanovených mantinelech. Zde je šest tipů, jak na to.
Jak uvádí CIO.com, žádný projekt neproběhne stoprocentně tak, jak byl naplánován. Proto je nutné si předem definovat, v jakých povolených limitech (týkajících se časového harmonogramu, rozpočtu, kvality a podobně) jsou projekt a jeho části přijatelné.
S limity, které jste definovali v prvním kroku, musíte důkladně seznámit se všemi lidmi, kteří jsou v projektu zainteresovaní. Tedy s podřízenými, dodavateli i s klientem.
Efektivní řízení rizik je zcela klíčové pro úspěch jakéhokoliv projektu. Pokud již předem víte, že existuje riziko, že se v určitých ohledech projekt může „utrhnout ze řetězu“, tato rizika identifikujte, monitorujte a pokud možno eliminujte.
Výsledky projektu je nutné monitorovat průběžně. To platí i o časovém rozvrhu projektu. Pokud byste se úzkostlivě drželi předem definovaného harmonogramu a neměli nastavené žádné časové tolerance, riziko, že se vám náklady nečekaně navýší, se tím zvyšuje.
Abyste byli schopni případný problém identifikovat co možná nejdříve, musíte v rámci celého týmu nastavit jasnou, rychlou a transparentní komunikaci. Žádný z aktérů se nesmí bát říct, že se někde projekt vymyká kontrole. Jako projektový manažer proto musíte jít příkladem a se všemi aktéry otevřeně komunikovat.
Jestliže vidíte, že se někde schyluje k problému, musíte ho začít řešit hned. Nečekejte, až se překročení povolených limitů vymkne kontrole, a pusťte se to řešení okamžitě.
-mm-