Moderní systém správy dokumentů by neměl zachycovat pouze informační obsah, nýbrž i jednotlivé kroky, které vedly k jeho vytvoření. Systém by měl také podporovat práci specializovaných skupin na přetváření dokumentů do podoby nástrojů pro práci se znalostmi.
Za moderní nástroj správy dokumentů může posloužit např. server **SharePoint** od společnosti **Microsoft**, který využívá funkce kancelářské platformy **Office**. **SharePoint** dokáže spravovat informace z mnoha zdrojů (webové stránky, databáze **Lotus Notes** atd.).
Novou generaci představují dynamické systémy správy dokumentů. Ty dokáží reagovat na změny terminologie a obsahu dokumentů automatickou aktualizací systematiky. Mezi kandidáty na technologii univerzální práce s informacemi zaujímá výsadní postavení jazyk XML.