Investujte čas do výběru té správné aplikace
Na trhu je mnoho variant od aplikací zdarma typu Skype, Whatsapp, Messenger atd. až po placené, které jsou součástí různých kancelářských balíčků. Ověřte si, že aplikace má všechny funcionality, které potřebujete – např. je možné promítat prezentaci nebo chatovat během konference atd.
Uvědomte si také, že většina těchto aplikací vyžaduje mít účet u některého z velkých hráčů – Google, Facebook, Microsoft atd. Účastníci porady, konference nebo výuky on-line musí všichni mít příslušný účet. Samozřejmě že firmy, které mají vlastní firemní řešení tohle nemusí řešit. Co ale když se konference účastní někdo mimo firmu?
Ujistěte se, že všichni účastníci vědí, jak se zvoleným komunikačním nástrojem zacházet
Pokud to není něco, co používáte běžně, není vůbec na škodu si udělat „test run“ tedy zkoušku před tím, než začnete naostro. To může být den dva předem nebo alespoň 15 minut před tím, než chcete opravdu začít. Pošlete účastníkům základní pokyny, jak nástroj používat a nebo odkaz na instruktážní video nebo návod.
Určete pravidla jak bude konference či porada probíhat
Kdo ji vede, jak se budete komunikovat – video nebo jen hlas, kdo bude pouštět prezentace, dělá někdo zápis, atd. I když je skvělé vidět ostatní účastníky, tak video přenos vyžaduje velkou kapacitu přenosu a často má za následek „sekání“ a špatně srozumitelné pasáže a v horších případech kompletní přerušení konference.
Pokud video není nutné, omezte se na hlasový přenos a umožněte i chat. Často se stane, že někdo chtěl něco říci a nedostal se ke slovu, a nebo zrovna došlo k poklesu kvality a jeho otázka nebyla slyšet. Umožněte tedy dávat otázky a připomínky i přes chat.
Věnujte čas přípravě
Video nebo hlasová konference není totéž jako fyzická porada. Když se potkáte v zasedací místnosti, můžete podat kolegovi podklady, když si je zrovna nevytiskl. On-line to nejde. Musíte se dopředu připravit na různé situace, rozeslat podklady nebo je mít připravené. Je nepříjemné 5 minut hledat na počítači tu zatracenou tabulku a pak ještě nevědět, jak ji sdílet s ostatními. Takže dopředu nachystat detailní program, podklady, otázky atd.
Udělejte si zpětnou vazbu
Ujistěte se, že všichni dobře rozumí, protože kvalita může kolísat. Ověřte si, že všichni byli na lince celou dobu a pochopili co se po nich chce. Udělejte si zpětnou vazbu na všechny aspekty konference – kvalita přenosu, vedení, podklady atd.